ניהול משמרות זו עבודה מורכבת המצריכה יכולות ניהול צוות יחד עם ניהול תהליכי עבודה, בקרה, ייעול ושיפור מתמידים, כושר ארגון ברמה גבוהה, ביצוע בקרות וניתוח דוחות, עבודה עם תוכנות וממשקים פנים וחוץ ארגוניים, וזה ממש על קצה המזלג 🙂

מתוך ההיכרות המעמיקה בתחום ניהול המשמרות, מצאנו 3 טעויות נפוצות ואיך השימוש באוטיפו נותן להן מענה:

---

1- אין מעקב אחר שעות עבודה- תכנון מול ביצוע
בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ.
מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים.
יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, וכידוע לך- אלה שעות יקרות יותר.

המערכת של אוטיפו מאפשרת לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.

איך זה נעשה?
אוטיפו משווה בין השעות המתוכננות בשיבוץ לבין השעות שקרו בפועל ומפיקה דוחות שמראים את החריגות בשעות באופן מדויק.
הדוח מצביע בדיוק מתי ואצל מי נעשות החריגות, כך שניתן לטפל בחריגות ולצמצמן באופן פרטני מול כל עובד או צוות.
יותר מכך, כאשר המערכת מזהה חריגה בשעות העבודה, היא מתריעה על כך בזמן אמת ומאפשרת לך למנוע מראש את השעות הבלתי מתוקצבות, כך שלא תהיה חריגה מתקצוב המשמרות שהגדרת לעצמך.

2- סידור עבודה קשיח
לכל עובד/ת יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון, אך לעיתים יש בלתמ"ים שהעובדים לא יכלו לצפות.
במידה ולא ניתן לעשות התאמות במהירות, יכול להיווצר מצב של מחסור בעובדים במשמרת שיפגע בתפוקה הכוללת.
סידור העבודה באוטיפו ניתן לעריכה ולשינויים בהתאם להחלפות ולשינויים שמוזנים למערכת.
כל אחד מאנשי הצוות יכול לשלוח בקשה להחלפה או לשינוי בלו״ז. רק אחרי שהמנהל מאשר את השינוי במערכת, הוא מתעדכן ומשתקלל בסידור.
גם במקרה של "פנצ׳ר" בו העובד צריך להחליף או לבטל משמרת בהתראה קצרה, הוא נכנס בקלות לאפליקציה, רואה מי מהצוות זמין במשמרת אותה הוא מעונין להחליף, ושולח הודעה ישירה לכל המחליפים הפוטנציאליים. בעזרת מודול החלפת החלפת משמרות המנהל יכול לראות ולאשר את ההחלפה.
הכל מתבצע בלחיצת כפתור – במהירות ובקלות, כך שסידור עבודה נותן מענה לצרכי הארגון תוך התחשבות מירבית בעובדים. WIN WIN לכולם 🙂

3- אין מעקב אחרי דיני עבודה
כל מעסיק יודע שהוא מחוייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה, אך ללא מערכת המתריעה על הפרת רגולציות ודיני עבודה, קשה לשמור על החוק ולוודא שאין הפרות שיכולות לעלות למעסיק אלפי שקלים.
במערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה יש אלגוריתם שיבוץ חכם שמסייע לאכוף את תקנות העבודה והחוקים המחמירים ביותר שקיימים היום כמו למשל – שעות עבודה מרביות ביום, שעות עבודה מרביות בשבוע, מינימום שעות מנוחה רצופות בשבוע – וקובעת את תקופות הזמן בהן, על ידי החוק, העובד זכאי למנוחתו השבועית ועוד.
כך שהעובד יקבל את מלוא זכויותיו ולך יהיה ראש שקט בידיעה שהעסק עומד בכל החוקים המנדטורים.