תגית: עבודה במשמרות

3 טעויות נפוצות בניהול משמרות ואיך להימנע מהן?

ניהול משמרות זו עבודה מורכבת המצריכה יכולות ניהול צוות יחד עם ניהול תהליכי עבודה, בקרה, ייעול ושיפור מתמידים, כושר ארגון ברמה גבוהה, ביצוע בקרות וניתוח דוחות, עבודה עם תוכנות וממשקים פנים וחוץ ארגוניים, וזה ממש על קצה המזלג 🙂

מתוך ההיכרות המעמיקה בתחום ניהול המשמרות, מצאנו 3 טעויות נפוצות ואיך השימוש באוטיפו נותן להן מענה:


1- אין מעקב אחר שעות עבודה- תכנון מול ביצוע
בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ.
מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים.
יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, וכידוע לך- אלה שעות יקרות יותר.

המערכת של אוטיפו מאפשרת לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.

איך זה נעשה?
אוטיפו משווה בין השעות המתוכננות בשיבוץ לבין השעות שקרו בפועל ומפיקה דוחות שמראים את החריגות בשעות באופן מדויק.
הדוח מצביע בדיוק מתי ואצל מי נעשות החריגות, כך שניתן לטפל בחריגות ולצמצמן באופן פרטני מול כל עובד או צוות.
יותר מכך, כאשר המערכת מזהה חריגה בשעות העבודה, היא מתריעה על כך בזמן אמת ומאפשרת לך למנוע מראש את השעות הבלתי מתוקצבות, כך שלא תהיה חריגה מתקצוב המשמרות שהגדרת לעצמך.

2- סידור עבודה קשיח
לכל עובד/ת יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון, אך לעיתים יש בלתמ"ים שהעובדים לא יכלו לצפות.
במידה ולא ניתן לעשות התאמות במהירות, יכול להיווצר מצב של מחסור בעובדים במשמרת שיפגע בתפוקה הכוללת.
סידור העבודה באוטיפו ניתן לעריכה ולשינויים בהתאם להחלפות ולשינויים שמוזנים למערכת.
כל אחד מאנשי הצוות יכול לשלוח בקשה להחלפה או לשינוי בלו״ז. רק אחרי שהמנהל מאשר את השינוי במערכת, הוא מתעדכן ומשתקלל בסידור.
גם במקרה של "פנצ׳ר" בו העובד צריך להחליף או לבטל משמרת בהתראה קצרה, הוא נכנס בקלות לאפליקציה, רואה מי מהצוות זמין במשמרת אותה הוא מעונין להחליף, ושולח הודעה ישירה לכל המחליפים הפוטנציאליים. בעזרת מודול החלפת החלפת משמרות המנהל יכול לראות ולאשר את ההחלפה.
הכל מתבצע בלחיצת כפתור – במהירות ובקלות, כך שסידור עבודה נותן מענה לצרכי הארגון תוך התחשבות מירבית בעובדים. WIN WIN לכולם 🙂

3- אין מעקב אחרי דיני עבודה
כל מעסיק יודע שהוא מחוייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה, אך ללא מערכת המתריעה על הפרת רגולציות ודיני עבודה, קשה לשמור על החוק ולוודא שאין הפרות שיכולות לעלות למעסיק אלפי שקלים.
במערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה יש אלגוריתם שיבוץ חכם שמסייע לאכוף את תקנות העבודה והחוקים המחמירים ביותר שקיימים היום כמו למשל – שעות עבודה מרביות ביום, שעות עבודה מרביות בשבוע, מינימום שעות מנוחה רצופות בשבוע – וקובעת את תקופות הזמן בהן, על ידי החוק, העובד זכאי למנוחתו השבועית ועוד.
כך שהעובד יקבל את מלוא זכויותיו ולך יהיה ראש שקט בידיעה שהעסק עומד בכל החוקים המנדטורים.

עבודה במשמרות: איך להשאר בריאים כשעובדים מסביב לשעון

החל מאכילה נכונה ועד מציאת זמן לפעילות גופנית וחיי חברה, ריכזנו לכם כמה טיפים כדי לשרוד עבודה מאומצת ובשעות לא שגרתיות

עבודה במשמרות זה ענין מורכב. האם אתם עובדים כשאתם מנומנמים? האם משלמים לכם על שיחות עבודה מהבית? האם אתה דוחים ארוחות כדי להספיק את כל המשימות במשמרת? לא ניתן תמיד לענות על כל הסוגיות המורכבות הללו הקשורות לעבודה במשמרות, אך שמירה ואימוץ של כמה כללים יכולה בהחלט להקל עלינו ולסייע בשמירה על הגוף ועל מצב הרוח.

להמשיך לקרוא

איך משפרים יחסי עובד מעביד ומפחיתים תחלופת עובדים

מעסיקים ומנהלים של צוותי עובדים עומדים בפני אתגרים רבים שבראשם תחלופת העובדים.
מצד אחד תחלופת עובדים גבוהה עולה לחברה הרבה כסף ומשאבים: גיוס עובדים חדשים, לימוד ואימון שלהם ופגיעה באיכות העבודה ואפילו בשורת הרווח בגלל חוסר הנסיון של עובד חדש. מצד שני, מעסיקים או מנהלים שיש להם עובדים ותיקים מאוד צריכים לוודא שיש לעובדים האלה ענין בעבודה, שהם מצליחים להמציא עצמם מחדש בתפקיד ושומרים רוב הזמן על איכות עבודה טובה ותפוקות גבוהות. בשני המקרים מדובר באתגר לא פשוט.

להמשיך לקרוא

כיצד ניתן לפרסם שיבוץ לאנשים שאין להם שם משתמש וסיסמה של אוטיפו?

ישנם מצבים בהם אחראי השיבוץ מעונין לפרסם את השיבוץ לעובדים שאין להם את פרטי המשתמש במערכת אוטיפו מסיבה זו או אחרת. בדיוק לשם כך פיתחנו את האפשרות לשלוח את השיבוץ לכל אחד, גם אם אין לו שם משתמש וסיסמה להכנס למערכת, והוא אינו יכול לראות את שיבוץ המשמרות התקופתי באתר או באפליקציה.

ישנן שתי דרכים לפרסם שיבוץ כאשר צורך שכזה קיים.

להמשיך לקרוא

עבודה במשמרות בעולם המודרני

בעולם העבודה המודרני אנו עדים לאחוז הולך וקטן של עבודה במנגנון המסורתי של שמונה-חמש ועליה בדפוסי שעות עבודה חדשים ומגוונים שבראשם עבודה במשמרות.

הסיבות לכך נעוצות בתהליכים חברתיים-כלכליים שאנו עוברים בעולם בעשורים האחרונים, ואנו נמנה כאן כמה מהם:

להמשיך לקרוא

שבע דרכים ליעל את הצוות שלך

שלום לכם אנשי Otipo ולכל האנשים שמנהלים צוותים של אנשים. הפעם אנחנו מעלים מאמר העוסק בממד האנושי של צוותים בהקשר הארגוני, בדיוק כמו שאנחנו עושים ב- Otipo. כותב המאמר הוא מר Arnold Sanow, סופר, מנחה סמינרים וקואוצ׳ר בתחום של משאבי אנוש:

באחת הסדנאות האחרונות שהעברתי בנושא של בניה ותקשורת בצוות, אחד המשתתפים טען: ״ 50% מכל המכשולים שלנו בדרך להצלחה נעוצים בדינמיקה של הצוות״. במילים אחרות, עסק יכול לתכנן את האסטרטגיות והיוזמות הטובות ביותר, אך אם הצוות אינו מתודרך ומוכוון כהלכה ולא מסתדר בינו לבין עצמו, יהיה קשה מאוד להשיג את התוצאות הרצויות ולהגיע להצלחה.

להמשיך לקרוא

שעות עבודה – תכנון אל מול ביצוע

שכר דירה, ארנונה, שיווק ופרסום, מלאי, חשבון טלפון, חשמל, אגרת שילוט – אלה הם רק חלק מסעיפי ההוצאה השוטפת של העסק. אולם, ה-הוצאה של מרבית העסקים היא העובדים. מדובר בהוצאה קבועה וכבדה, שלא מוסר תשלומים גרוע, לא עסקאות שבוטלו בפתאומיות ולא שורת רווח שעברה להפסד – ימנעו אותה. עד ה-9 בחודש (על-פי חוק) מחויב בעל העסק לשלם משכורות לעובדיו, ולא – יואשם בהלנה.

במסעדות וברשתות קמעוניות בהן עובדים לרוב במשמרות, עלות כוח האדם גבוהה במיוחד, בגלל הנושא של שעות נוספות בלתי צפויות. בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ. למעשה, השעות שבוצעו על ידי העובדים בפועל גבוהות מתקציב השעות המתוכנן בעסק. מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים. יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, המעסיק צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, והן שעות יקרות יותר.

ישנן לא מעט דרכים להפחית בהוצאת כוח האדם – הנחשבת להוצאה הגדולה ביותר בעיקר בעסקים נותני שירות ובעסקים יצרניים – מבלי לפטר עובדים ומבלי לפגוע בתפקוד העסק.

המערכת של Otipo  מאפשרת לעסק לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.

זמן הוא כסף
להמשיך לקרוא

למה לבחור ב- Otipo ?

במאמר הבא ריכזנו עבורכם את היתרונות העיקריים של השימוש במערכת Otipo לצורך סידור עבודה במשמרות. בהמשך תמצאו גם צילומי מסך מהמערכת שמדגימים איך זה באמת עובד.

להמשיך לקרוא

המסע מתחיל כאן…

תודה שהצטרפתם אלינו. בבלוג של Otipo נפרסם מידע על האתר ועל האפליקציה של Otipo, פיצ׳רים ותכונות קיימות וחדשות של המערכת, ומידע כללי על עבודה במשמרות. נשמח לשמוע פידבקים ותגובות שלכם כדי שנמשיך להשתפר ולהעניק לכם את הטוב ביותר. קריאה נעימה.

להמשיך לקרוא