המערכת של אוטיפו מאפשרת להגדיר קפסולות, כלומר, קבוצות קבועות של אנשים שיעבדו תמיד יחד ולא יתערבבו עם אנשים מקבוצות אחרות. הצורך בהגדרת של קפסולות בשיבוץ משמרות התעורר בימי הקורונה, אך יכול לשמש תמיד במקרה בו מעוניינים לשמור על קבוצות קבועות במשמרות.

בחלק מן התעשיות קיים צורך בסידור עבודה במשמרות עבור אנשים הממוקמים במקומות שונים בעולם. למשל, צוותים של תמיכה טכנית אשר נותנים שרות 24/7 ללקוחות החברה בה הם עובדים או צוותי IT הנותנים תמיכה לעובדים. במיוחד היום, כאשר צוותי תמיכה רבים עובדים מהבית, עולה הצורך של הגדרת זמן מקומית במערכת עבור כל משתמש. למערכת של אוטיפו יש את היכולת הזו.

אנו שמחים לבשר שנענינו לבקשותיכם והוספנו למערכת של אוטיפו תהליך של בקשה ואישור ימי חופש: העובד מבקש ימי חופש באפליקציה, המנהל מקבל מייל או הודעת מערכת על הבקשה, המנהל מאשר אותה (או דוחה אותה ומסביר מדוע) והימים מתעדכנים באופן אוטומטי בפרופיל העובד, ביומן השיבוץ ובדוחות.

שמחים לעדכן על פיצ׳ר חדש שעדכנו במערכת: עדכון קבוצה.

רוב הארגונים והחברות שמשתמשים במערכת אוטומטית לסידור ולניהול משמרות, עושים זאת על בסיס שבועי או דו-שבועי. לאחרונה קיבלנו יותר ויותר פניות מלקוחות המשבצים משמרות על בסיס חודשי ומעוניינים שהמערכת של אוטיפו תתמוך באופן מלא גם בזה. אנו שמחים לבשר לכם שהוספנו כמה פיצ׳רים לסידור משמרות חודשי, נוסף על מה שהיה עד היום. בפוסט שלפנינו אנו מרכזים עבורכם את כל האפשרויות שהמערכת מאפשרת למשבצים על בסיס חודשי:

1. מעתה מתאפשר גם שיבוץ חודש קלנדרי
   המערכת מאפשרת לשבץ משמרות על בסיס חודשי ולפרסם את השיבוץ בלחיצת כפתור.
   

2. עדכון הזמינות מתאפשר רק לגבי הימים הרלוונטיים לאותו החודש
בחודשים בהם החודש מסתיים באמצע השבוע. המערכת לוקחת בחשבון רק את ימי השבוע הנכללים בחודש הספציפי. לדוגמה, אם חודש דצמבר כבר פורסם, אז בשבוע של 29/12, שכולל את גם דצמבר וגם את וינואר, לא ניתן יהיה לעדכן זמינות לינואר בימים של חודש דצמבר (מופיעה ההודעה האפורה שבתחתית המסך), וניתן לעדכן זמינות בימים של חודש ינואר בלבד.

3. הגדרת מועד אחרון לעדכון הזמינות
המערכת מאפשרת למנהל המשמרת לעדכן את המועד האחרון בחודש להגשת זמינות לחודש הבא.
המערכת שולחת לכל העבודים תזכורת לעדכן זמינות ארבעה ימים לפני תום הזמן ותזכורת נוספת עשרים וארבע שעות לפני תום הזמן.

4. פרסום לוח משמרות חודשי
לאחר אישור המנהל, המערכת מפרסמת לוח משמרות חודשי.

5.  הגבלה ואכיפה של שעות חודשיות
המערכת מאפשרת להגדיר מראש חוקי עבודה של מינימום או מקסימום שעות חודשיות או משמרות חודשיות לעובד ומשבצת את המשמרות בהתאם. המערכת גם אוכפת את החוקים הנ״ל ומתריאה על חריגה במקרה של החלפה או שיבוץ ידניים.

6. הגבלה ואכיפה של סוגי משמרות
המערכת מאפשרת גם להגדיר מינימום או מקסימום של סוגי משמרות, כמו למשל משמרות לילה, חודשיות לעובד ומשבצת את המשמרות בהתאם. המערכת גם אוכפת את החוקים הנ״ל ומתריאה על חריגה במקרה של החלפה או שיבוץ ידניים.

7. הגדרה של מספר המשמרות החסומות לעובד בחודש
המערכת מאפשרת להגדיר לכל עובד את הכמות המקסימלית של משמרות אותן הוא יכול לחסום בחודש

אז בעצם המערכת של אוטיפו מאפשרת כעת גם לשבץ ולנהל משמרות גם לארגונים וחברות המתנהלים על בסיס חודשי, הן במערכת הממוחשבת והן באפליקציה. האם יש לכם שאלות? האם חסר לכם פיצ׳ר כלשהו? הצוות של אוטיפו מחכה לשמוע את הפידבקים שלכם כדי שנוכל לדעת ולהשתפר. בהצלחה!

היכולת להניע שינוי, להתגבר על התנגדויות ולרתום עובדים למשימות, הופכת לקלה יותר באמצעות שימוש במיפוי חברתי בארגון.

מיפוי חברתי מצביע על הקשר בין מיקום הפרט ברשת החברתית הפנימית של הארגון לבין ההסתברות שהאדם יעזוב את הארגון.