עדכון קצר ומשמח

אנו שמחים לשתף על שני דוחות חדשים שהתווספו למערכת של Otipo:

1- סיכום משמרות לפי החלוקה לתפקידים

2- סיכום שעות לפי החלוקה לתפקידים

לנוחיותכם, ניתן גם ליבא את הדוחות לאקסל ולהדפיס.

סיכום משמרות לפי תפקיד
סיכום שעות לפי תפקיד

מקווים שהדוחות החדשים יהיו לכם לעזר 🙂

חדש בOtipo – דו"ח נוכחות

לבקשת הלקוחות הוספנו למערכת אוטיפו דו"ח נוכחות עם אפשרות יצוא למערכות שכר.

הדוח כולל שעות כניסה ויציאה של כל עובד לתקופת זמן נתונה עם ספירה של ימי חופש/מחלה/מילואים.

דו"ח נוכחות

ניתן להפעיל את שעון הנוכחות בהגדרות המערכת

הגדרת שעון נוכחות

ברגע שהיכולת מופעלת נוספת אפשרות של עידכון כניסה/יציאה ממשמרת בממשק העובדים על ידי כפתור שעון נוכחות.

השעות ניתנות לעריכה ע"י העובדים וכן ע"י מנהל הסידור

עדכון נוכחות

נתוני שעות העבודה בפועל מופיעים בדו"ח הנוכחות וכמו כן בדו"ח שעות מפורט, המציג נתוני שעות מתוכננות (שיבוץ עובדים במערכת) לעומת השעות בפועל.

פירוט השעות

מקווים שהעדכון האחרון יהיה לכם לעזר בעבודתכם

צוות Otipo

עריכה שבועית- הדרך הקלה להכין סידור עבודה בחגים

בשבוע כמו חג, מבנה המשמרות יכול להשתנות רק לאותו שבוע.

לדוגמא, ביטול משמרות בחג או שינוי שעות וכמות עובדים במשמרת.

לכן קיימת במערכת אפשרות לעריכה שבועית.


אפשר לעבור לעריכה שבועית ע"י הקלקה על 'עריכת משמרות ' ביומן השיבוץ,

כדי לעבור לעריכה שבועית, יש להקליק על 'עריכת משמרות' המסומנת באדום

כל עדכון שנעשה מפה נשמר לאותו שבוע בלבד.

מסך עריכת משמרות שבועית

לחיצה על 'סיימתי' מחזירה ליומן שיבוץ.

צוות Otipo מאחל לכל לקוחותיו חג פסח שמח!

פיצ'ר שכדאי להכיר- עדכון העדפת זמינות

פיצ'ר העדפת זמינות מאפשר לצוות העובדים לסמן מהי העדפת הזמינות שלהם במשמרות.

בנוסף לסימון פנוי/לא פנוי, העובדים יכולים כעת לעדכן במשמרות שסימנו כפנויות מהי ההעדפה- 'רוצה', 'יכול' ו'מעדיף שלא'.

כך זה נראה בעדכון הזמינות:

תצוגת העדפת זמינות בגרסת הדסקטופ

כאשר היכולת הזו מאופשרת, העדפת זמינות הדיפולטיבית היא 'יכול' ועם הקלקה על המשמרת, העדפת הזמינות משתנה.

מנהל הסידור רואה את העדפת הזמינות ביומן השיבוץ על גבי המשמרת.

סימון (+) לצד שם העובד מראה שהוא 'רוצה' לעבוד במשמרת,

סימון () לצד שם העובד מראה שהוא עדכן שהוא 'מעדיף שלא' לעבוד במשמרת,

כאשר אין סימון, העובד לא עדכן העדפה כלומר, הוא 'יכול' לעבוד.

העדפת הזמינות ביומן השיבוץ על גבי המשמרת

כמובן, במידה ועובד סימן שהוא אינו זמין, השם שלו לא יופיע על גבי המשמרת.

בנוסף, ניתן לראות את ההעדפה של כל עובד ע"י הדגשת המשמרות:

בדיקת ההעדפת העובד על ידי הדגשתו במערכת

בכדי לאפשר את היכולות הזו, יש לעבור להגדרות כלליות -> יומן זמינות אישי -> ולסמן את האפשרות

'העדפת זמינות'.

הפעלת מצב 'העדפת זמינות'

אנו מקווים שהפיצ'ר יהיה לכם לעזר וכמו תמיד, אם יש לכם רעיונות לפיצ'רים חדשים- נשמח לשמוע מכם!

צוות Otipo

איך מגדירים קפסולות במערכת של אוטיפו

המערכת של אוטיפו מאפשרת להגדיר קפסולות, כלומר, קבוצות קבועות של אנשים שיעבדו תמיד יחד ולא יתערבבו עם אנשים מקבוצות אחרות. הצורך בהגדרת של קפסולות בשיבוץ משמרות התעורר בימי הקורונה, אך יכול לשמש תמיד במקרה בו מעוניינים לשמור על קבוצות קבועות במשמרות.

להמשיך לקרוא

הגדרת איזור זמן שונה למשתמש – פיצ'ר חדש לעובדים במשמרות ברחבי העולם

בחלק מן התעשיות קיים צורך בסידור עבודה במשמרות עבור אנשים הממוקמים במקומות שונים בעולם. למשל, צוותים של תמיכה טכנית אשר נותנים שרות 24/7 ללקוחות החברה בה הם עובדים או צוותי IT הנותנים תמיכה לעובדים. במיוחד היום, כאשר צוותי תמיכה רבים עובדים מהבית, עולה הצורך של הגדרת זמן מקומית במערכת עבור כל משתמש. למערכת של אוטיפו יש את היכולת הזו.

להמשיך לקרוא

ימי חופש – מעכשיו ניתן לבקש ולנהל אותם באפליקציה של אוטיפו

אנו שמחים לבשר שנענינו לבקשותיכם והוספנו למערכת של אוטיפו תהליך של בקשה ואישור ימי חופש: העובד מבקש ימי חופש באפליקציה, המנהל מקבל מייל או הודעת מערכת על הבקשה, המנהל מאשר אותה (או דוחה אותה ומסביר מדוע) והימים מתעדכנים באופן אוטומטי בפרופיל העובד, ביומן השיבוץ ובדוחות.

להמשיך לקרוא

שמחים לבשר: הוספנו שידרוגים ותוספות לסידור משמרות על בסיס חודשי!

רוב הארגונים והחברות שמשתמשים במערכת אוטומטית לסידור ולניהול משמרות, עושים זאת על בסיס שבועי או דו-שבועי. לאחרונה קיבלנו יותר ויותר פניות מלקוחות המשבצים משמרות על בסיס חודשי ומעוניינים שהמערכת של אוטיפו תתמוך באופן מלא גם בזה. אנו שמחים לבשר לכם שהוספנו כמה פיצ׳רים לסידור משמרות חודשי, נוסף על מה שהיה עד היום. בפוסט שלפנינו אנו מרכזים עבורכם את כל האפשרויות שהמערכת מאפשרת למשבצים על בסיס חודשי:

  1. מעתה מתאפשר גם שיבוץ חודש קלנדרי
    המערכת מאפשרת לשבץ משמרות על בסיס חודשי ולפרסם את השיבוץ בלחיצת כפתור.

2. עדכון הזמינות מתאפשר רק לגבי הימים הרלוונטיים לאותו החודש
בחודשים בהם החודש מסתיים באמצע השבוע. המערכת לוקחת בחשבון רק את ימי השבוע הנכללים בחודש הספציפי. לדוגמה, אם חודש דצמבר כבר פורסם, אז בשבוע של 29/12, שכולל את גם דצמבר וגם את וינואר, לא ניתן יהיה לעדכן זמינות לינואר בימים של חודש דצמבר (מופיעה ההודעה האפורה שבתחתית המסך), וניתן לעדכן זמינות בימים של חודש ינואר בלבד.

3. הגדרת מועד אחרון לעדכון הזמינות
המערכת מאפשרת למנהל המשמרת לעדכן את המועד האחרון בחודש להגשת זמינות לחודש הבא.
המערכת שולחת לכל העבודים תזכורת לעדכן זמינות ארבעה ימים לפני תום הזמן ותזכורת נוספת עשרים וארבע שעות לפני תום הזמן.

4. פרסום לוח משמרות חודשי
לאחר אישור המנהל, המערכת מפרסמת לוח משמרות חודשי.

5.  הגבלה ואכיפה של שעות חודשיות
המערכת מאפשרת להגדיר מראש חוקי עבודה של מינימום או מקסימום שעות חודשיות או משמרות חודשיות לעובד ומשבצת את המשמרות בהתאם. המערכת גם אוכפת את החוקים הנ״ל ומתריאה על חריגה במקרה של החלפה או שיבוץ ידניים.

6. הגבלה ואכיפה של סוגי משמרות
המערכת מאפשרת גם להגדיר מינימום או מקסימום של סוגי משמרות, כמו למשל משמרות לילה, חודשיות לעובד ומשבצת את המשמרות בהתאם. המערכת גם אוכפת את החוקים הנ״ל ומתריאה על חריגה במקרה של החלפה או שיבוץ ידניים.

7. הגדרה של מספר המשמרות החסומות לעובד בחודש
המערכת מאפשרת להגדיר לכל עובד את הכמות המקסימלית של משמרות אותן הוא יכול לחסום בחודש

אז בעצם המערכת של אוטיפו מאפשרת כעת גם לשבץ ולנהל משמרות גם לארגונים וחברות המתנהלים על בסיס חודשי, הן במערכת הממוחשבת והן באפליקציה. האם יש לכם שאלות? האם חסר לכם פיצ׳ר כלשהו? הצוות של אוטיפו מחכה לשמוע את הפידבקים שלכם כדי שנוכל לדעת ולהשתפר. בהצלחה!

מיפוי חברתי בארגון או בעסק

היכולת להניע שינוי, להתגבר על התנגדויות ולרתום עובדים למשימות, הופכת לקלה יותר באמצעות שימוש במיפוי חברתי בארגון.

מיפוי חברתי מצביע על הקשר בין מיקום הפרט ברשת החברתית הפנימית של הארגון לבין ההסתברות שהאדם יעזוב את הארגון.

מיפוי חברתי לצורך ניהול ושיבוץ עובדים מיטבי בעסק במערכת של אוטיפו
להמשיך לקרוא