ארכיון רשומות מאת: otipoblog

3 טעויות נפוצות בניהול משמרות ואיך להימנע מהן?

ניהול משמרות זו עבודה מורכבת המצריכה יכולות ניהול צוות יחד עם ניהול תהליכי עבודה, בקרה, ייעול ושיפור מתמידים, כושר ארגון ברמה גבוהה, ביצוע בקרות וניתוח דוחות, עבודה עם תוכנות וממשקים פנים וחוץ ארגוניים, וזה ממש על קצה המזלג 🙂

מתוך ההיכרות המעמיקה בתחום ניהול המשמרות, מצאנו 3 טעויות נפוצות ואיך השימוש באוטיפו נותן להן מענה:


1- אין מעקב אחר שעות עבודה- תכנון מול ביצוע
בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ.
מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים.
יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, וכידוע לך- אלה שעות יקרות יותר.

המערכת של אוטיפו מאפשרת לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.

איך זה נעשה?
אוטיפו משווה בין השעות המתוכננות בשיבוץ לבין השעות שקרו בפועל ומפיקה דוחות שמראים את החריגות בשעות באופן מדויק.
הדוח מצביע בדיוק מתי ואצל מי נעשות החריגות, כך שניתן לטפל בחריגות ולצמצמן באופן פרטני מול כל עובד או צוות.
יותר מכך, כאשר המערכת מזהה חריגה בשעות העבודה, היא מתריעה על כך בזמן אמת ומאפשרת לך למנוע מראש את השעות הבלתי מתוקצבות, כך שלא תהיה חריגה מתקצוב המשמרות שהגדרת לעצמך.

2- סידור עבודה קשיח
לכל עובד/ת יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון, אך לעיתים יש בלתמ"ים שהעובדים לא יכלו לצפות.
במידה ולא ניתן לעשות התאמות במהירות, יכול להיווצר מצב של מחסור בעובדים במשמרת שיפגע בתפוקה הכוללת.
סידור העבודה באוטיפו ניתן לעריכה ולשינויים בהתאם להחלפות ולשינויים שמוזנים למערכת.
כל אחד מאנשי הצוות יכול לשלוח בקשה להחלפה או לשינוי בלו״ז. רק אחרי שהמנהל מאשר את השינוי במערכת, הוא מתעדכן ומשתקלל בסידור.
גם במקרה של "פנצ׳ר" בו העובד צריך להחליף או לבטל משמרת בהתראה קצרה, הוא נכנס בקלות לאפליקציה, רואה מי מהצוות זמין במשמרת אותה הוא מעונין להחליף, ושולח הודעה ישירה לכל המחליפים הפוטנציאליים. בעזרת מודול החלפת החלפת משמרות המנהל יכול לראות ולאשר את ההחלפה.
הכל מתבצע בלחיצת כפתור – במהירות ובקלות, כך שסידור עבודה נותן מענה לצרכי הארגון תוך התחשבות מירבית בעובדים. WIN WIN לכולם 🙂

3- אין מעקב אחרי דיני עבודה
כל מעסיק יודע שהוא מחוייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה, אך ללא מערכת המתריעה על הפרת רגולציות ודיני עבודה, קשה לשמור על החוק ולוודא שאין הפרות שיכולות לעלות למעסיק אלפי שקלים.
במערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה יש אלגוריתם שיבוץ חכם שמסייע לאכוף את תקנות העבודה והחוקים המחמירים ביותר שקיימים היום כמו למשל – שעות עבודה מרביות ביום, שעות עבודה מרביות בשבוע, מינימום שעות מנוחה רצופות בשבוע – וקובעת את תקופות הזמן בהן, על ידי החוק, העובד זכאי למנוחתו השבועית ועוד.
כך שהעובד יקבל את מלוא זכויותיו ולך יהיה ראש שקט בידיעה שהעסק עומד בכל החוקים המנדטורים.

5 טיפים למנהלים לניהול עובדים מרוצים ותוצאות מצוינות

מהו האתגר הגדול ביותר שלך בניהול עובדים?

בוודאי לא מפתיע לשמוע שמרבית הסקרים מראים שהקושי הכי גדול של מנהלים הוא בניהול העובדים.

יתכן שגם אצלך המצב דומה ולכן ריכזנו עבורך 5 טיפים לניהול עובדים שתמיד עובדים:

1- תנו לעובדים שלכם להוביל

הדרך לפתח אחריות אישית אצל העובדים שלכם הוא לסמוך עליהם ועל היכולות שלהם.

גם אם זה מאוד מפתה, קחו צעד אחורה ותנו להם לעשות את העבודה, גם אם זה אומר שהיא לא תהיה מושלמת, כך לומדים ומשתפרים.

2- הציבו יעדים ריאליים

הציבו יעדים גבוהים, אך ריאליים שהעובדים יתמלאו במוטיבציה להגיע אליהם.

זכרו שהצבת יעדים גבוהים מדי עלולה לתסכל ולייאש ואף לפגוע בעבודה היומיומית של העובדים ("גם ככה לא נגיע לבונוס ברבעון הזה, אז בשביל מה להתאמץ?).

3- נהלו שיחות משוב גם בשגרה

כולנו מכירים את שיחות המשוב בסוף כל רבעון. כדי להימנע ממצבים לא נעימים, מומלץ לעשות שיחות משוב בשגרה כדי שכל העובדים ידעו בדיוק איפה הם עומדים, זה יעזור לשקף לעובדים "החלשים" על מה צריך לעבוד וידרבן את העובדים "החזקים" שרואים אותם ומעריכים את העבודה שהם עושים.

4- התחשבו בצרכי העובדים

כל מנהל צוות במשמרות מכיר את הרגע שבו עובד אומר שהוא פנוי לעבוד במשמרת מסוימת, אבל אחרי שמפורסם השיבוץ, הוא נראה מאוכזב, כי היה מעדיף שלא לעבוד באותה המשמרת.

כמנהלים, אנחנו רוצים שהעובדים שלנו יהיו מרוצים ויגיעו למשמרת עם חיוך 🙂

לכן במערכת של אוטיפו, העובדים יכולים לסמן בזמן סידור המשמרות האם הם מעוניינים לעבוד בה או שהם יכולים, אך מעדיפים שלא.

בדרך הזו, תוכלו לדעת מהי ההעדפה של כל עובד ותוכלו לקבוע את סידור המשמרות באופן שמתחשב בצרכי העובדים.

5- חפשו דרכים להתייעל

כולנו יודעים כמה קל להאחז בשגרה, גם היא לא משרתת את הצרכים שלנו.

רק מפני שדברים מבוצעים בדרך מסוימת אין זה אומר שלא תוכלו למצוא דרכים חדשות להכניס שינויים ולשפר את תהליכי העבודה.

המערכת החכמה לסידור עבודה של אוטיפו יכולה לעזור לכם להתייעל בדרך חדשה והרבה יותר נעימה.

בלי ניירות, טלפונים ומרדף אחר העובדים- -כל האינפורמציה מרוכזת במקום אחד ולכל הצוות יש גישה אליו.

רוצה להתנסות במערכת? אנו מאפשרים לכל הצוות חודש התנסות חינם!

אפשר להתחיל כבר עכשיו- https://otipo.co.il/d/otiposchedule/

עדכון קצר ומשמח

אנו שמחים לשתף על שני דוחות חדשים שהתווספו למערכת של Otipo:

1- סיכום משמרות לפי החלוקה לתפקידים

2- סיכום שעות לפי החלוקה לתפקידים

לנוחיותכם, ניתן גם ליבא את הדוחות לאקסל ולהדפיס.

סיכום משמרות לפי תפקיד
סיכום שעות לפי תפקיד

מקווים שהדוחות החדשים יהיו לכם לעזר 🙂

חדש בOtipo – דו"ח נוכחות

לבקשת הלקוחות הוספנו למערכת אוטיפו דו"ח נוכחות עם אפשרות יצוא למערכות שכר.

הדוח כולל שעות כניסה ויציאה של כל עובד לתקופת זמן נתונה עם ספירה של ימי חופש/מחלה/מילואים.

דו"ח נוכחות

ניתן להפעיל את שעון הנוכחות בהגדרות המערכת

הגדרת שעון נוכחות

ברגע שהיכולת מופעלת נוספת אפשרות של עידכון כניסה/יציאה ממשמרת בממשק העובדים על ידי כפתור שעון נוכחות.

השעות ניתנות לעריכה ע"י העובדים וכן ע"י מנהל הסידור

עדכון נוכחות

נתוני שעות העבודה בפועל מופיעים בדו"ח הנוכחות וכמו כן בדו"ח שעות מפורט, המציג נתוני שעות מתוכננות (שיבוץ עובדים במערכת) לעומת השעות בפועל.

פירוט השעות

מקווים שהעדכון האחרון יהיה לכם לעזר בעבודתכם

צוות Otipo

עריכה שבועית- הדרך הקלה להכין סידור עבודה בחגים

בשבוע כמו חג, מבנה המשמרות יכול להשתנות רק לאותו שבוע.

לדוגמא, ביטול משמרות בחג או שינוי שעות וכמות עובדים במשמרת.

לכן קיימת במערכת אפשרות לעריכה שבועית.


אפשר לעבור לעריכה שבועית ע"י הקלקה על 'עריכת משמרות ' ביומן השיבוץ,

כדי לעבור לעריכה שבועית, יש להקליק על 'עריכת משמרות' המסומנת באדום

כל עדכון שנעשה מפה נשמר לאותו שבוע בלבד.

מסך עריכת משמרות שבועית

לחיצה על 'סיימתי' מחזירה ליומן שיבוץ.

צוות Otipo מאחל לכל לקוחותיו חג פסח שמח!

פיצ'ר שכדאי להכיר- עדכון העדפת זמינות

פיצ'ר העדפת זמינות מאפשר לצוות העובדים לסמן מהי העדפת הזמינות שלהם במשמרות.

בנוסף לסימון פנוי/לא פנוי, העובדים יכולים כעת לעדכן במשמרות שסימנו כפנויות מהי ההעדפה- 'רוצה', 'יכול' ו'מעדיף שלא'.

כך זה נראה בעדכון הזמינות:

תצוגת העדפת זמינות בגרסת הדסקטופ

כאשר היכולת הזו מאופשרת, העדפת זמינות הדיפולטיבית היא 'יכול' ועם הקלקה על המשמרת, העדפת הזמינות משתנה.

מנהל הסידור רואה את העדפת הזמינות ביומן השיבוץ על גבי המשמרת.

סימון (+) לצד שם העובד מראה שהוא 'רוצה' לעבוד במשמרת,

סימון () לצד שם העובד מראה שהוא עדכן שהוא 'מעדיף שלא' לעבוד במשמרת,

כאשר אין סימון, העובד לא עדכן העדפה כלומר, הוא 'יכול' לעבוד.

העדפת הזמינות ביומן השיבוץ על גבי המשמרת

כמובן, במידה ועובד סימן שהוא אינו זמין, השם שלו לא יופיע על גבי המשמרת.

בנוסף, ניתן לראות את ההעדפה של כל עובד ע"י הדגשת המשמרות:

בדיקת ההעדפת העובד על ידי הדגשתו במערכת

בכדי לאפשר את היכולות הזו, יש לעבור להגדרות כלליות -> יומן זמינות אישי -> ולסמן את האפשרות

'העדפת זמינות'.

הפעלת מצב 'העדפת זמינות'

אנו מקווים שהפיצ'ר יהיה לכם לעזר וכמו תמיד, אם יש לכם רעיונות לפיצ'רים חדשים- נשמח לשמוע מכם!

צוות Otipo

איך מגדירים קפסולות במערכת של אוטיפו

המערכת של אוטיפו מאפשרת להגדיר קפסולות, כלומר, קבוצות קבועות של אנשים שיעבדו תמיד יחד ולא יתערבבו עם אנשים מקבוצות אחרות. הצורך בהגדרת של קפסולות בשיבוץ משמרות התעורר בימי הקורונה, אך יכול לשמש תמיד במקרה בו מעוניינים לשמור על קבוצות קבועות במשמרות.

להמשיך לקרוא

הגדרת איזור זמן שונה למשתמש – פיצ'ר חדש לעובדים במשמרות ברחבי העולם

בחלק מן התעשיות קיים צורך בסידור עבודה במשמרות עבור אנשים הממוקמים במקומות שונים בעולם. למשל, צוותים של תמיכה טכנית אשר נותנים שרות 24/7 ללקוחות החברה בה הם עובדים או צוותי IT הנותנים תמיכה לעובדים. במיוחד היום, כאשר צוותי תמיכה רבים עובדים מהבית, עולה הצורך של הגדרת זמן מקומית במערכת עבור כל משתמש. למערכת של אוטיפו יש את היכולת הזו.

להמשיך לקרוא

ימי חופש – מעכשיו ניתן לבקש ולנהל אותם באפליקציה של אוטיפו

אנו שמחים לבשר שנענינו לבקשותיכם והוספנו למערכת של אוטיפו תהליך של בקשה ואישור ימי חופש: העובד מבקש ימי חופש באפליקציה, המנהל מקבל מייל או הודעת מערכת על הבקשה, המנהל מאשר אותה (או דוחה אותה ומסביר מדוע) והימים מתעדכנים באופן אוטומטי בפרופיל העובד, ביומן השיבוץ ובדוחות.

להמשיך לקרוא