משיחות שערכנו עם ארגונים ומנהלים שהיו מעוניינים להתחיל לעבוד עם המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה, אחד מהאתגרים המרכזיים היה הצורך להזכיר שוב ושוב לעובדים להגיש סידור עבודה בזמן.

הזמן סביב תאריך הדד-ליין להגשת הסידור, תמיד נהיה לחוץ עם עשרות טלפונים והודעות לעובדים שימהרו עם ההגשה ואז בדיקת הסידור, התמודדות עם בלתמי"ם, החלפות, אישורים ומה לא…

המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה מאפשרת לעובדים שלך להגיש את סידור העבודה בקלות ובמהירות דרך האפליקציה.

דרך האפליקציה הם גם יכולים לסמן העדפות למשמרות שהם מעוניינים או לא מעוניינים להשתבץ, לבצע החלפות עם חברי צוות אחרים, וגם לקבל תזכורות להגשת סידור העבודה בזמן.

אוטיפו מאפשרת להגדיר עד איזה יום ושעה העובדים יכולים לעדכן את הזמינות שלהם.

עובדים שלא מילאו את הזמינות שלהם, יקבלו שתי תזכורות אוטומטיות (פוש מייל ו-SMS) להגיש את סידור העבודה כך שתוכלו להתחיל את חודש העבודה בצורה מסודרת ומאורגנת יותר.

מלבד המנגנון המובנה באוטיפו, הנה עוד 4 דרכים שיעזרו להניע את העובדים להגיש סידור עבודה בזמן:

1- חברו את העובדים לחזון ולמטרות של הארגון ועזרו להם לפתח אחריות אישית להגשמתו

כשאנו מרגישים חלק ממטרה גדולה ונעלה שתורמת לסביבה, נרגיש אחריות אישית לעזור להגשים את המטרה על ידי ביצוע המשימות שבאחריותנו.

ניקח לדוגמא חברה לעובדי ניקיון בבית חולים, ננסח את מטרת העבודה בשתי דרכים:

"מטרת עבודתך היא לנקות את חדרי החולים ביעילות שיהיו מחוטאים ומבריקים"

"מטרת עבודתך היא לעזור בריפוי החולים על ידי יצירת סביבה נקייה ממזהמים".

לאיזו מטרה לדעתכם העובד/ת יתחברו יורת וישקיעו את מירב המאמצים להשיג?

עכשיו תנסו לראות איך ניתן ליישם את הרעיון הזה אצלכם.

2- תקשרו בצורה ברורה את התועלת האישית של העובדים בהגשת סידור העבודה בזמן

בהקשר של ביצוע משימות, גם אם במסגרת עבודה עם שכר, כל אדם שואל את עצמו:

"What's in it for me?"

ברגע שתציפו את התועלות האישיות של הגשת סידור העבודה על העובדים- כמו האפשרות להתייחס להעדפות שיבוץ, מילוי מקום, כך יהיה להם יותר מוטיבציה להגיש את הסידור בזמן.

3- עודדו תקשורת פתוחה

הקשיבו באופן פעיל למשוב של העובדים כדי לזהות ולטפל בכל בעיה שעשויה למנוע מהם להגיש את סידורי המשמרות שלהם בזמן. היו גמישים ומבינים אם עובדים נתקלים בנסיבות בלתי צפויות המונעות מהם להגיש סידורי משמרות בזמן, אך גם עבדו איתם למציאת פתרון.

4- תגמלו עובדים

הציעו תמריץ לעובדים המגישים בעקביות את הסדרי המשמרות שלהם בזמן, כגון בונוסים כספיים או שוברים שווים.