רבות כבר נכתב על ניהול זמן.

אם תרשמו בגוגל "ניהול זמן" תוכלו למצוא הרבה מאוד טיפים, עצות ושיטות שעוסקים בעיקר בדרכים השונות שבהן ניתן להספיק כמה שיותר משימות בפחות זמן.

יתכן שאפילו התנסתם בחלק מהעצות וגיליתם שככל שאתם מספיקים יותר כך גם יש פתאום יותר משימות להספיק והתוצאה היא לחץ ועומס שהולך וגובר.

אנו מציעים להמיר את הרצון בניהול הזמן בניהול עצמי.

על מנת שתוכלו להשיג את המטרות שלכם בעבודה ובכלל עליכם להשיג בהירות בנוגע למשימות שלפניכם- האם הם הכרחיות ומקדמות אתכם להשגת היעדים או לא.

המטרה שלנו בניהול עצמי היא לא להספיק כמה שיותר משימות- אלא להחליט מה לעשות ומה לא ולהתנהל בהתאם.

ברגע שניקינו מהלו"ז את המשימות שלא מקדמות את היעדים שלנו, אנו קובעים את סדר העדיפויות למשימות והפרויקטים שכן מקדמים אותנו.

הנה 3 פעולות שיעזרו לכם לנהל את המשימות שלכם באופן יעיל יותר:

1- רשמו ה-כ-ל

פתחו סביבה ממוחשבת שנוחה לכם- זה יכול להיות גיליון אקסל, קובץ בדרייב או נוטס בנייד ורשמו את כל הפרויקטים והמשימות שעליכם לעשות בעבודה.

אפשר גם לכתוב הכל על דף, היתרון בסביבה ממוחשבת היא היכולת לשנות, להזיז ולהוסיף נושאים בקלות.

כתבו שם את המשימות היומיות, השבועיות החודשיות ואת הפרויקטים והיוזמות שאתם עובדים או שואפים לעבוד עליהם.

2- קבעו סדרי עדיפויות

לכולנו יש נטייה לעשות קודם כל את המשימות שקל ונח לנו לבצע, גם אם הן נמצאות בעדיפויות משנה.

עברו כעת על הרשימה והוסיפו להן דד-ליין ואת רמת החשיבות שלהן.

הרבה א.נשים נוטים לשים בראש הרשימה את המשימות שיש להן דד-ליין קשיח קרוב והן חשובות ודחופות וזה דבר נכון לעשות. 

אך חשוב גם לשים את המשימות שאולי הן לא דחופות, אך הן חשובות כי הן יקלו על העבודה השוטפת או יקדמו את העסק\ארגון

3- צרו לעצמכם משבצות זמן להשלמת המשימות

כדי הרשימה שיצרתם תוכל להתממש, עליכם ליצור משבצות זמן שיוקדשו להן. 

אם אתם מרגישים שהלו"ז שלכם כבר מלא עד אפס מקום, ההמלצה שלנו היא לבדוק האם ישנן פעולות שניתן לעשות באופן יותר יעיל ויפנו לכם זמן.

לדוגמא– אם אתם בונים סידור עבודה ידני והזמן היקר שלכם מוקדש לעשרות טלפונים ווטסאפים לאישורים ושינויים- זה הזמן להכניס מערכת חכמה לסידור עבודה, כמו אוטיפו, שתעשה את השיבוצים באופן אוטומטי (ועוד הרבה יותר) ותפנה לכם זמן לעסוק במשימות שיקדמו אתכם להצלחה.

קחו לכם את השבועיים הקרובים להטעמת השינויים ותתחילו לראות את השינוי.