בעדכון האחרון של אפליקצית "אוטיפו" לסידור עבודה במשמרות, הוספנו עמוד חדש- "רשימת החלפות" בכדי שיהיה קל ונוח לעקוב אחר בקשות ההחלפה ולאשר במידת הצורך.

הבקשה להחלפת משמרת נשלחת מעמוד 'המשמרות שלי' (ללא שינוי).

בעת שליחת הבקשה להחלפת משמרת- הבקשה תופיע בעמוד רשימת ההחלפות לעובדים הרלוונטיים וגם לעובד ששלח את הבקשה:

מתוך הרשימה ניתן יהיה לקבל את בקשת ההחלפה בתור עובד/ת ולאחר מכן לאשר את הבקשה בתור מנהל/ת.

אישור החלפה ע"י המנהל/ת:

אנו מקווים שהעדכון האחרון יהיה לכם לעזר בעבודתכם

צוות Otipo

תקופות של חגים ומועדים הן תקופות שמצריכות התארגנות שונה מבחינת סידור העבודה,

 כמו ביטול משמרות בחג או שינוי שעות וכמות עובדים במשמרת.

בזכות המערכת של Otipo יש דרך קלה להכין סידור עבודה זמני באמצעות 'עריכה שבועית'.

עריכה שבועית מאפשרת לשנות את מבנה המשמרות רק לאותו שבוע.

איך עושים את זה?

1. נפתח את יומן השיבוץ ונקליק על 'עריכת משמרות'

2. שם נראה את האופציה לעריכה שבועית' (מוקף באדום בצילום המסך)

כל עדכון שנעשה מהמסך הזה נשמר לאותו שבוע *בלבד*.

3. לחיצה על 'סיימתי' מחזירה ליומן שיבוץ וזה הכל 

נאחל חג אביב שמח ובשורות טובות,

צוות אוטיפו

בעזרת המנוע שיבוץ, הכנת הסידור יכולה להתקצר משמעותית. להלן מספר יכולות המאפשרות להתאים את המערכת לצרכי השיבוץ שלכם.

ישנה אפשרות להגדיר העדפה בשיבוץ האוטומטי לעובד/תפקיד/משמרת:

הגדרת רמות לתפקיד

במידה ויש צורך שעובדים ותיקים/מקצועיים ישובצו למשמרת מסוימת (לדוגמא – שישי בוקר), אפשר להגדיר דרישה של לפחות עובד אחד ברמת תפקיד גבוהה באותה משמרת (העובדים לא נחשפים לחלוקת הרמות).

הגדרת מקסימום כמות משמרות לעובד בשבוע

בפרופיל האישי של העובד אפשר להגדיר כמות מקסימלית של משמרות/שעות בשבוע/חודש.

שיבוץ עובדים ביחד או בנפרד

ישנה אפשרות להגדיר בשיבוץ האוטומטי שעובדים מסוימים ישובצו באותה משמרת בהכרח או הפוך, לא ישובצו יחד באותה משמרת.

לפני הפעלת השיבוץ יש לווודא –
1- שכמות העובדים הנדרשת בכל משמרת מעודכנת
2- שזמינות כל העובדים מעודכנת
3- ששיבצתם ידנית עובדים שיודעים מראש באיזו משמרת הם צריכים להיות משובצים

לאחר שווידאתם שכל הפרמטרים מעודכנים, תוכלו להפעיל את מנוע השיבוץ האוטומטי ולצפות בסידור העבודה החדש.

רבות כבר נכתב על ניהול זמן.

אם תרשמו בגוגל "ניהול זמן" תוכלו למצוא הרבה מאוד טיפים, עצות ושיטות שעוסקים בעיקר בדרכים השונות שבהן ניתן להספיק כמה שיותר משימות בפחות זמן.

יתכן שאפילו התנסתם בחלק מהעצות וגיליתם שככל שאתם מספיקים יותר כך גם יש פתאום יותר משימות להספיק והתוצאה היא לחץ ועומס שהולך וגובר.

אנו מציעים להמיר את הרצון בניהול הזמן בניהול עצמי.

על מנת שתוכלו להשיג את המטרות שלכם בעבודה ובכלל עליכם להשיג בהירות בנוגע למשימות שלפניכם- האם הם הכרחיות ומקדמות אתכם להשגת היעדים או לא.

המטרה שלנו בניהול עצמי היא לא להספיק כמה שיותר משימות- אלא להחליט מה לעשות ומה לא ולהתנהל בהתאם.

ברגע שניקינו מהלו"ז את המשימות שלא מקדמות את היעדים שלנו, אנו קובעים את סדר העדיפויות למשימות והפרויקטים שכן מקדמים אותנו.

הנה 3 פעולות שיעזרו לכם לנהל את המשימות שלכם באופן יעיל יותר:

1- רשמו ה-כ-ל

פתחו סביבה ממוחשבת שנוחה לכם- זה יכול להיות גיליון אקסל, קובץ בדרייב או נוטס בנייד ורשמו את כל הפרויקטים והמשימות שעליכם לעשות בעבודה.

אפשר גם לכתוב הכל על דף, היתרון בסביבה ממוחשבת היא היכולת לשנות, להזיז ולהוסיף נושאים בקלות.

כתבו שם את המשימות היומיות, השבועיות החודשיות ואת הפרויקטים והיוזמות שאתם עובדים או שואפים לעבוד עליהם.

2- קבעו סדרי עדיפויות

לכולנו יש נטייה לעשות קודם כל את המשימות שקל ונח לנו לבצע, גם אם הן נמצאות בעדיפויות משנה.

עברו כעת על הרשימה והוסיפו להן דד-ליין ואת רמת החשיבות שלהן.

הרבה א.נשים נוטים לשים בראש הרשימה את המשימות שיש להן דד-ליין קשיח קרוב והן חשובות ודחופות וזה דבר נכון לעשות. 

אך חשוב גם לשים את המשימות שאולי הן לא דחופות, אך הן חשובות כי הן יקלו על העבודה השוטפת או יקדמו את העסק\ארגון

3- צרו לעצמכם משבצות זמן להשלמת המשימות

כדי הרשימה שיצרתם תוכל להתממש, עליכם ליצור משבצות זמן שיוקדשו להן. 

אם אתם מרגישים שהלו"ז שלכם כבר מלא עד אפס מקום, ההמלצה שלנו היא לבדוק האם ישנן פעולות שניתן לעשות באופן יותר יעיל ויפנו לכם זמן.

לדוגמא– אם אתם בונים סידור עבודה ידני והזמן היקר שלכם מוקדש לעשרות טלפונים ווטסאפים לאישורים ושינויים- זה הזמן להכניס מערכת חכמה לסידור עבודה, כמו אוטיפו, שתעשה את השיבוצים באופן אוטומטי (ועוד הרבה יותר) ותפנה לכם זמן לעסוק במשימות שיקדמו אתכם להצלחה.

קחו לכם את השבועיים הקרובים להטעמת השינויים ותתחילו לראות את השינוי.

הוספנו לדו"ח הנוכחות את אפשרות להציג הערות של עובדים ומנהלים.

אם ברצונכם להציג את ההערות של המנהלים והעובדים, ניתן לעשות זאת על ידי כניסה להגדרות כלליות>דו"חות ולא לשכוח לשמור את השינוי.

ובנוסף, במידה ונערכו שעות הנוכחות, מצוין על גבי הדוח אם העריכה נעשתה ע"י מנהל/ת הסידור או העובד/ת.

אנו שמחים לשתף אתכם בעיצוב החדש של תהליך הרישום למערכת החכמה לסידור עבודה של אוטיפו.

העיצוב החדש הוא חלק מהתחזוק השוטף ועוד שלב בתהליך חידוש עיצוב המערכת כולה.

משתמשים קיימים יכולים לראות את העיצוב החדש בעמוד הבית ויומן השיבוץ שעברו רענון.

אנו באוטיפו עובדים כל הזמן בשיפור המערכת כדי לאפשר לכם ליצור סביבת עבודה ידידותית ונוחה לתפעול שתתאים לצרכי העסק\ארגון שלכם

ולספק לכם מערכת חכמה לסידור עבודה שתפנה יותר זמן לעסוק במשימות שיקדמו אתכם להצלחה.

1- ספקו משמעות לעובדים שלכם

כולנו רוצים לקחת חלק ממשהו גדול יותר מאיתנו ולהרגיש משמעותיים, גם כעובדים.

לכן חשוב שתחברו את העובדים לחזון ולמטרות של הארגון ועזרו להם לפתח אחריות אישית להגשמתו.

כשאנו מרגישים חלק ממטרה גדולה ונעלה שתורמת לסביבה, נרגיש אחריות אישית לעזור להגשים את המטרה על ידי ביצוע המשימות שבאחריותנו.

תשקפו בפני העובדים שלכם את החשיבות של העבודה שלהם ואת תרומתם הרבה לארגון ולחברה- הם ירגישו שותפים למאמץ ויהיו מחוייבים יותר להצלחת הארגון. 

2- העניקו לעובדים שלכם יותר תחומי אחריות

כשעובדים מקבלים יותר תחומי אחריות וסמכות במקום העבודה, הם מרגישים יותר משמעותיים ומחויבים ורמת המוטיבציה והסיפוק שלהם בעבודה עולה- WIN WIN לכולם 🙂

בחרו כבר היום 2 משימות שאתם מעבירים לאחריות העובדים שלכם ועדכנו אותם בהקדם.

3- חסכו זמן ומאמץ עם מערכת חכמה לסידור עבודה

מערכת לניהול וסידור עבודה אוטומטי היא פתרון אידיאלי עבור כל עסק המתנהל במשמרות.

אוטיפו, מערכת לסידור עבודה ביעילות ובפשטות, מאפשרת הרכבה יעילה וגמישה של סידור עבודה באופן אוטומטי ומבטלת את הצורך בהכנת סידור עבודה ידני שכידוע, גוזל זמן ומאמץ רב.

הדבר נכון עבור כל עסק שמתנהל במשמרות, בין אם מדובר בעסק קטן של מספר עובדים שנהנים מהיכולת לעקוב אחר בקשות השיבוץ של העובדים והאילוצים של כל אחד מהעובדים ובין אם מדובר בארגונים גדולים ורשתות שנהנים מהיכולת להפיק דוחות שמרכזים נתונים עבור כלל הארגון.

רוצים להתנסות במערכת? אוטיפו מעניקה לכם חודש ניסיון במתנה.

להתחלה לחצו כאן- https://otipo.co.il/d/otiposchedule/

4- השתמשו בדוחות כדי לבחון את תפקוד ויעילות העבדה

הרבה פעמים העבודה השוטפת "מציפה" אותנו ולא משאירה פנאי להסתכל על הנעשה בעסק ממבט על.

כדי לעבוד בצורה אפקטיבית יותר, אנו ממליצים לכם להפיק דוחות באופן קבוע.

המערכת החכמה של אוטיפו עוזרת לכם להיות "על זה" עם מערכת דוחות שתסייע לכם לקבל תמונה רחבה יותר על השיבוצים ולייעל את העבודה.

כמו דו"ח נוכחות, שעות עבודה- תכנון מול ביצוע ושעות נוספות.

כמו כן, ישנם  דו"חות שיכולים להעיד על התנהגות העובדים – מיהם העובדים שביקשו להחליף משמרות ובאיזו תכיפות, מיהם העובדים שנרתמו להחליף עובד במידת הצורך ועוד.

5- הקפידו לשבח את העובדים שלכם על התפקוד בעבודה

אם אתה רוצה שהעובדים יתנו מעצמם יותר, תראו את ההערכה שלכם לעיתים קרובות על ידי מתן פידבק חיובי על התפקוד שלהם בעבודה. 

אוטיפו הוא כלי מצוין שדרכו ניתן להסיק על ההתנהלות והרצינות של העובד במקום העבודה- האם מגיע בזמן למשמרות, האם עוזר בהחלפת משמרות, האם זמין כמצופה ופרמטרים חיוניים נוספים שיספקו לך בקלות מידע שאפשר לתרגם לפידבקים חיוביים כמו: "תודה שעזרת בהחלפת המשמרות החודש", "כל הכבוד שאת מגיעה תמיד בזמן למשמרות".

שתהיה לכם שנה טובה ואפקטיבית יותר.

בימים של שגרה ובוודאי בימים של לחץ ומשבר חשוב מאוד לספק סביבת עבודה תומכת שתבטיח את רווחת העובדים.

אחת מהדרכים להשפיע לטובה על רווחת העובדים היא לעזור להם להתמודד עם קשיים על ידי פיתוח החוסן האישי של כל אחד מהם. 

המחקרים על חוסן אישי בעולם העבודה מתייחסים לשני תחומים: האחד, היכולת להתמודד עם נסיבות קשות ואתגרים מלחיצים. השני, היכולת לשמר אנרגיות, מחויבות וחיבור למשימות חשובות, גם במצבי לחץ ושחיקה.

אנשים חסינים יותר יכולים להתמודד עם שינויים מטלטלים, ועדיין לשמור על תפקוד פרודוקטיבי, גם במקום העבודה. 

כמנהלים, יש לכם יכולת לבנות ולטפח את החוסן של העובדים שלכם כדרך קבע. כך תעשו זאת:  

1- קדמו מערכות יחסים משמעותיות

הדבר נכון גם למערכות היחסים שלכם עם העובדים וגם בין חברי הצוות.

חוסן אישי נקבע במידה רבה כתוצאה ממערכות יחסים משמעויות ומקשרים חברתיים תומכים. תמיכה רגשית מסביבה אמפתית ומכילה יכולה לעזור בהתמודדות עם הקשיים וחיזוק החוסן.

2- סביבת עבודה בטוחה לשיתוף

צרו סביבת עבודה המקדמת פתיחות שבה העובדים יוכלו להביע את עצמם ויכולותיהם. 

זה יעודד אותם לשתף רעיונות מקוריים וגם בכשלונות שניתן ללמוד מהם (במקום לנסות להסתיר אותם). 

הדרך הטובה ביותר להתחיל היא בדוגמא אישית- נהגו באותנטיות מול העובדים, שתפו אותם בקשיים, אך גם צרו תקווה. 

3- העצמה אישית

העלאת הערך העצמי של כל אדם תורמת ליצירת חוסן אישי. 

קחו לעצמכם משימה לאתר ולמנף את החוזקות של כל עובד.ת ואל תחכו לשיחות החתך כדי להחמיא על ביצועים טובים. 

4- ספקו משמעות

אם יש משהו אחד שכולנו למדנו מהתקופה האחרונה היא שכולם רוצים להיות משמעותיים ולהגיש עזרה בכל דרך שניתן. זה נכון גם לגבי מקום העבודה. 

גם העובדים שלך ירגישו שותפים למאמץ המשותף ברגע שתשקפו בפניהם את התרומה הרבה שלהם לארגון ולחברה.  

נכון, אנו נמצאים בזמנים מורכבים של קשיים ואתגרים רבים, אך אלה התקופות שבהן מתגלות העוצמות והחוסן שלנו. 

"יד הגורל מכה בכולנו. ומה שנותר לנו- היא הברירה. איך אנחנו בוחרים לקום, ואילו צלילים אנחנו בוחרים להשמיע בעולמנו". (רונה רמון)