דוח הנוכחות של אוטיפו הוא כלי עזר המרכז את שעות הנוכחות של העובדים יחד עם ספירה של ימי חופש/מחלה/מילואים.

שעות הנוכחות מבוססות על זמני הכניסה והיציאה שתועדו בשעון הנוכחות באפליקציה המאפשר לכל עובד לתעד את שעות הכניסה והיציאה בכל משמרת.

השבוע הוספנו שני עדכונים לדו"ח הנוכחות:

1. הצגת שעות נוספות בדו"ח– כעת תוכלו לראות מי מהעובדים שלכם עבד שעות נוספות, כמה שעות וגם לקבל תמונה רחבה יותר על מספר השעות הנוספות שנעשו על ידי כלל העובדים

איך מגדירים שעות תקן?

בהגדרות כלליות> דו"חות- מעדכנים מהן שעות התקן ליום וכל מה שמעבר יופיע תחת 'שעות נוספות' בדו"ח.

2. הצגת ימי חופש בדו"ח– מעתה, בכל פעם שתאשרו לעובד.ת יום חופש, הוא יתעדכן באופן אוטומטי בדוח הנוכחות תחת 'ימי חופש'

לנוחיותכם, בחלקו התחתון של הדו"ח קיימת ספירה של ימי החופש במצטבר בתקופת הזמן שנבדקה לפי חלוקה של חופשה\מחלה\מילואים\אחר.

הצגת דו"ח נוכחות חודשי של העובדת ליאת- דוגמא:

מקום העבודה של ליאת הגדיר 8.5 שעות עבודה ליום. 

תוכלו לראות שליאת עבדה ביום רביעי תוספת של חצי שעת עבודה, סה"כ 9 שעות עבודה.

בנוסף, ליאת לקחה יום חופש אחד (8.5 שעות) תחת הסיווג : "חופשה"

מקווים שהעדכון האחרון יהיה לכם לעזר בעבודתכם

צוות Otipo

תקופת החגים היא תקופה של חשבון נפש גם במקום העבודה.

כמנהלים, אתם בוודאי יודעים כמה שביעות הרצון של העובדים שלכם ממקום העבודה חשובה לתפקוד התקין של החברה ואיכות העבודה.

זה לא סוד שעובדים מרוצים הם יעילים יותר, מסורים יותר ותורמים לעסק להגיע להישגים מרשימים.

לכן, חשוב מאוד שנשים לב מתי העובדים מראים סימנים של חוסר שביעות רצון.

לפעמים אלו סימנים ברורים שקל לזהות, כמו ירידה בתפוקת העבודה, אבל לפעמים מדובר בסימנים יותר עדינים שיכולים להעיד על עובדים לא מרוצים.

הנה 4 סימנים שמעידים על ירידה במוטיבציה של העובדים והצעות כיצד לפתור אותם:

1. עושים את המינימום האפשרי

כשעובדים מרגישים מחוברים למקום העבודה, הם נוהגים להגדיל ראש ולעשות "מעבר", הם ישמחו להגיש עזרה- אם במוכנות להחלפת משמרות או חניכה של עובד חדש.

במידה ואתם מרגישים שהעובד.ת עושים את המינימום האפשרי, יתכן שהם לא מרגישים מחויבים למקום העבודה וכדאי לראות איך אפשר לשפר את המעורבות שלהם בעשייה, כמו שיתוף בתהליכי קבלת החלטות או הכרה ותגמול בהישגים.

2. מעבירים את ההפסקות לבד

אווירה טובה וחברית בין העובדים בצוות חשובה למורל ולשביעות הרצון ממקום העבודה. אם יש עובדים שפעם היו חברותיים ועכשיו בקושי מדברים עם חברי הצוות האחרים, או מבלים את הפסקות בטלפון במקום עם חברי הצוות- זה הזמן לארגן פעילת שתעלה את המורל והלכידות של הצוות.

3. מבטלים משמרות באופן פתאומי

מקום עבודה המתנהל במשמרות תלוי במחויבות של העובדים כדי לתפקד כראוי.

העובדים יודעים שעליהם לשבץ את הזמינות שלהם ביומן העבודה וגם לעדכן בזמן על בלתמ"ים ולדאוג להחלפת משמרות עם עובד אחר במקרה הצורך.

במידה ויש עובד.ת בצוות שמבטלים משמרות מעכשיו לעכשיו, מאחרים באופן כרוני או מוציאים הרבה ימי מחלה, זו נורת אזהרה שחובה להתייחס אליה.

4. סימנים חזותיים

לא צריכים להיות מומחים בקריאת שפת גוף כדאי להבחין מתי אנשים נראים מסוגרים.

זה יכול להתבטא ביציבה או עמידה כפופה, הישארות עם אוזניות כשלא לצורך, כובע קפוצ'ון שמסתיר את הפנים, בדיקה מתמדת בשעון או הופעה מרושלת.

כל אלה יכולים להיות סימנים עדינים שהעובד.ת לא מרגישים ניחוחים וכדאי ליזום פיחה פתוחה וכנה עם אותה העובד.ת.

לסיכום,

טיפול בחוסר שביעות רצון של העובדים דורש גישה פרואקטיבית הכוללת הקשבה לעובדים ושיפור מתמיד של תנאי העבודה.

חשוב מאוד להתאים את הפתרונות לצרכים ולדאגות הספציפיות של העובדים שלך כדי ליצור סביבת עבודה חיובית ופרודוקטיבית ולטפח עובדים מרוצים ומעורבים יותר.

למה אנחנו מאחלים לכם שנה פשוטה?

כי דרך העבודה שלנו הבנו כמה זה כיף (וחשוב!)

שהדברים פשוטים ואין סיבוכים, שהכל מתנהל בזרימה ובהרמוניה.

אז בכל מה שקשור לניהול סידור העבודה, אנחנו לוקחים על עצמנו להקליל לכם את השנה,

ולהמשיך לספק לכם מערכת אינטואיטיבית קלה שתפנה לכם יותר זמן לכל המשימות החשובות שיובילו אתכם קדימה בשנה הבאה.

שתהיה לכם שנה באמת טובה

מצוות אוטיפו

תקופת החגים אוטוטו מתחילה

וכמו בכל חג, מגיעים גם השינויים בסידור העבודה כמו ביטול משמרות בחג או שינוי שעות וכמות עובדים במשמרת.

בזכות המערכת של Otipo יש דרך קלה להכין סידור עבודה באמצעות 'עריכה שבועית'.

עריכה שבועית מאפשרת לשנות את מבנה המשמרות רק לאותו שבוע.

איך עושים את זה?

1. נפתח את יומן השיבוץ ונקליק על 'עריכת משמרות'

2. שם נראה את האופציה לעריכה שבועית' (מוקף באדום בצילום המסך)

כל עדכון שנעשה מהמסך הזה נשמר לאותו שבוע *בלבד*.

3. לחיצה על 'סיימתי' מחזירה ליומן שיבוץ וזה הכל 🙂

שתהיה שנה טובה, בריאה ושמחה מכל צוות אוטיפו.

בעקבות בקשות מלקוחות, הוספנו אפשרות להגדלה והקטנה של גודל הטקסט לפני הדפסה בעזרת הלחצנים (+) ו-(-) בחלקו העליון של המסך המסומנים בתמונה באדום.

אנחנו תמיד שמחים לעמוד לשירותכם ולעשות את מירב המאמצים כדי להפוך את השימוש באוטיפו לידידותי ואינטואיטיבי עבורכם ועבור העובדים שלכם.

מערכת לניהול וסידור עבודה אוטומטי היא פתרון אידיאלי עבור כל עסק המתנהל במשמרות.

אוטיפו, מערכת לסידור עבודה ביעילות ובפשטות, מאפשרת הרכבה יעילה וגמישה של סידור עבודה באופן אוטומטי ומבטלת את הצורך בהכנת סידור עבודה ידני הגוזל זמן ומאמץ רב.

הדבר נכון עבור כל עסק שמתנהל במשמרות, בין אם מדובר בעסק קטן של מספר עובדים שנהנים מהיכולת לעקוב אחר בקשות השיבוץ של העובדים והאילוצים של כל אחד מהעובדים ובין אם  מדובר בארגונים גדולים ורשתות שנהנים מהיכולת להפיק דוחות שמרכזים נתונים עבור כלל הארגון.

כמו לדוגמא- מסך דשבורד המציג נתונים והתראות בהתאם לפרמטרים שנקבעו על ידי מנהלי הארגון. 

אוטיפו מקלה על מנהלי הצוותים ובעלי העסק בכך שהיא מאפשרת לעובדים לפעול באופן עצמאי ומעדכנים את ההעדפות הזמינות  דרך אפליקציה ייעודית וידידותית לנייד.

בעת השיבוץ האוטומטי, מערכת אוטיפו יודעת להתייחס גם לכללים או אילוצים שהוגדרו על ידי מנהלי הצוותים, כמו שיבוץ של עובדים מסוימים ביחד, אכיפת חוקי עבודה כמו הקפדה על שעות מנוחה, או שינוי זמני במצבת העובדים בזמן חג או סופ"ש, ומאפשרת החלפת משמרות בין העובדים בשל בקשות מיוחדות או היעדרויות בלתי צפויות.

ניתן להודיע לעובדים על שינויים שחלו בסידור או שליחה של סידורי העבודה החדשים דרך אמצעי התקשורת המועדפים כמו התראת פוש לאפליקציה, שליחת מייל או הודעת SMS.

דרך אוטיפו, מנהל הצוות יכול לקבל דוחות רלוונטיים של העובדים וגם לתת מידע לעובדים לגבי כמות שעות העבודה המוערכות באותו החודש והשכר המצופה. 

כמו כן, קיים במערכת שעון נוכחות המבוסס על מיקום שבו העובדים יכולים לעדכן שעת תחילת משמרת וסיום דרך האפליקציה.

על בסיס שעון הנוכחות ניתן להציג עלויות מעביד לכל עובד הכוללות גם את שעות העבודה, שכר שעתי ונסיעות. 

צוות אוטיפו תמיד קשוב לצרכי הלקוחות ובאופן שוטף יוצאים עדכוני גרסאות הכוללים יכולות חדשות שעלו מצד הלקוחות בשטח, כך שכל ארגון מקבל פתרון אידיאלי לצרכים שלו.

רוצים להתנסות במערכת? אוטיפו מעניקה לכם חודש ניסיון במתנה.

להתחלה לחצו כאן- https://otipo.co.il/d/otiposchedule/

למי מאיתנו זה לא קרה?

אחרי שהכנו סידור שבועי ושלחנו אותו לעובדים, פתאום חל שינוי שמשפיע על הסידור ויש לעדכן אותו ולהודיע לעובדים המושפעים ממנו.

אם בעבר היה צורך לדבר עם כל אחד מהעובדים הללו בנפרד, הרי שעם אוטיפו שליחת ההודעה נעשית בשיא הפשטות והנוחות.

כל מה שצריך לעשות זה להיכנס ליומן השיבוץ, בקטגוריית עוד יש ללחוץ על "הודיעו על שינויים".

כעת תפתח חלונית המציגה את השינוי שהזנת בסידור העבודה וכיצד היא תראה בהודעה המובנית שתשלח לעובדים.

במידה ותרצו להודיע על השינוי לעובדים חיצונים או אנשי קשר שאינם מופיעים ברשימה, תוכלו להוסיף בקלות את כתובות המייל שלהם.

באפשרותך לבחור אחת או יותר מדרכי ההפצה של ההודעה: שליחת SMS, הודעת PUSH דרך האפליקציה ו\או מייל.

הנה דוגמא להודעה על השינוי בסידור העבודה כפי שהיא מוצגת במייל שנשלח לעובדים:

מקווים שהמדריך הקצר הזה היה לך לעזר 🙂 צוות אוטיפו

מזל טוב! התחלתם לעבוד עם המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה בקלות וביעילות.

המערכת שלנו מאפשרת התאמה בין העדפות ואילוצי העובד ולצרכי הארגון, ומשלבת ביניהם, ליצירת סידור עבודה שבועי אופטימלי

יצרנו עבורכם חמישה טיפים מנצחים שיעזרו לכם להפיק את המיטב מהעבודה עם אוטיפו.

1- שתפו את העובדים בתהליך 

על מנת שתוכלו להפיק את המקסימום מהמערכת- חשוב שתשתפו את העובדים ביתרונות המעבר לאוטיפו.

אחד מהיתרונות הרבים של אוטיפו הוא מידת המעורבות והאחריות של העובדים בתכנון סידור העבודה.

העובדים נהנים מהנוחות של המערכת והתחשבות בצרכיהם והארגון מייעל בצורה משמעותית את תהליך הכנת הסידור.

לצורך התחלת העבודה עם אוטיפו, יש לשלוח להם הזמנה עם פרטי ההתחברות של כל עובד (שם משתמש וסיסמה). כמו כן בהזמנה מצורף קובץ עם הסבר קצר על השימוש במערכת.

2- אל תחכו לרגע האחרון

אם עד עכשיו חיכיתם לרגע האחרון כדי לקבל מהעובדים שלכם את הבקשות שלהם- זה הרגל שכדאי מאוד לשנות. 

אנחנו ממליצים לתת לעובדים יום מוגדר מראש שעד היום הזה אפשר להגיש בקשות, וגם לא לשכוח לתזכר להם שהזמן שלהם נגמר.

דרך אגב תוכלו להגדיר בקלות את התזכורת באופן אוטומטי בתוך מערכת סידור המשמרות שלנו.

3- הטמיעו את השימוש באפליקציה של אוטיפו

כמנהלי משמרות, בעלי עסקים, חברות וארגונים, יש לכם כל כך הרבה מחויבויות ונושאים שצריך לטפל בהם. 

לכן כדאי מאוד שתרגילו את העובדים שלכם להתנהל מול האפליקציה והרבה פחות מולכם בכל הקשור לשיבוצי משמרות בעבודה.

מאוד קל לפספס הודעה של עובד שנזרקת באמצע היום שבשבוע הבא הוא לא פנוי בשלישי כי יש לו אירוע משפחתי. 

עדיף פשוט שירשום זאת באפליקציה ואתם תדעו על כך בהכנת סידור העבודה.

4- הפיקו דוחות באפן קבוע

מלבד ההתנהלות השוטפת לסידור המשמרות באוטיפו, עומדת לרשותכם מערכת דוחות שתסייע לכם לקבל תמונה רחבה יותר על השיבוצים ולייעל את העבודה.

אוטיפו מאפשרת לכם להפיק דו"חות מגוונים, מתוך השיבוצים למשמרות:

דו"ח שעות לעובדים, וכן דו"חות שמצביעים על התנהגות העובדים – מיהם העובדים שביקשו להחליף משמרות ובאיזו תכיפות, מיהם העובדים שנרתמו להחליף עובד במידת הצורך ועוד.

5- הכירו את המערכת לעומק ונצלו את כל יכולותיה

המערכת החכמה של "אוטיפו" משתדרגת באופן שוטף עם עדכונים שנועדו לדייק ולהקל על עבודת השיבוץ והסידור למשמרות.

כבר היום עסקים יכולים לייצר במערכת התניות מסוימות, לדוגמא כמה עובדים נדרשים בכל משמרת, אילו סוגי עובדים, האם נדרש לפחות עובד ותיק אחד בכל משמרת ועוד.

את כל המידע הכי מעודכן תמצאו בבלוג הזה וגם בעמוד הפייסבוק שלנו, שווה לעקוב- https://www.facebook.com/Otipo

נוספה אפשרות להציג כברירת מחדל עובדים שאינם זמינים בכל המשמרות ביומן השיבוץ.

להוספת האפשרות נכנס בהגדרות כלליות>יומן השיבוץ>הצגת עובדים לא זמינים.

רשימת העובדים הלא זמינים תופיע בתחתית רשימת העובדים בכל משמרת והם יוצגו בצבע ירוק.

אם אפשרות זו אינה מסומנת, ניתן להציג עובדים שאינם זמינים במשמרת ספציפית ע"י הקלקה על האייקון המסומן.

כמובן שניתן לשבץ מתוך המשמרת גם עובד שאינו זמין ע"י הקלקה כפולה על שם העובד.

מקווים שהעדכון האחרון יהיה לכם לעזר 🙂 צוות אוטיפו