ברוכים הבאים לבלוג של אוטיפו. בבלוג אנו מפרסמים מאמרים על המערכת והאפליקציה לשיבוץ ולניהול משמרות כדי לפרסם וליידע על עדכונים ותכונות חדשות במערכת. בנוסף אנו מעלים כתבות וטיפים בנושאים הקשורים לעבודה במשמרות, עבודת צוות, ניהול עובדים, התייעלות בעבודה ועוד ועוד. נשמח לתגובות ולהצעות ייעול תמיד. למידע נוסף וליצירת קשר היכנסו ל- https://otipo.co.il.
איפה אפשר ללמוד על ניהול עובדים? אנחנו מאמינים שאחד מהמקורות החשובים ביותר, שאי אפשר ללמוד דרך ספרים (או גוגל), הוא מהניסיון בשטח של מנהלים אחרים שחולקים רעיונות ועצות.
לכן ביקשנו משלושה מנהלי משמרות ותיקים, שמשתמשים במערכת החכמה של אוטיפו לניהול משמרות, שיחלקו איתנו טיפים חיוניים לניהול עובדים.
1- טיפ לניהול עובדים חדשים
"טיפ מספר אחד שלי- אל תקחו שום דבר כמובן מאליו כשמדובר בניהול עובדים.
תתפלאו כמה מהעובדים החדשים לא היו בטוחים בחוקי העבודה ולא ידעו איזה משמרות שוות יותר כסף, מה מגיע להם וגם מה לא…
כשמגיע עובד חדש, תשבו איתו באופן מסודר ותתחילו מהבסיס."
2- טיפ למנהלי משמרות בתקופות מאתגרות
"יש תקופות שיותר קשה למלא משמרות- כמו חגים, תקופות מבחנים או בחודשי יולי אוגוסט.
ההמלצה שלי היא לצ'פר את העובדים שמוכנים לקחת על עצמם יותר משמרות בתקופות האלה (במסגרת החוק).
זה יכול להיות שובר לארוחה זוגית במסעדה טובה, כרטיסים לסרט בהקרנת VIP, תלושים בשווי משתלם,
נסו ולא תתחרטו!"
3- טיפ ליצירת קשר אותנטי עם העובדים
"יש תפיסה (מוטעית לטעמי) שמנהלים צריכים להראות סמכות ע"י הפגנת קשיחות ורצינות.
נראה לי שזה מגיע מהצבא, פיקוד ודיסטנס, גם אני הייתי ככה כשהתחלתי תפקיד של מנהל צוות.
רק אחרי שהשתחררתי והראיתי צדדים פחות רציניים, אז האווירה נהייתה הרבה יותר נעימה, העובדים לא חששו לגשת עם המלצות ובקשות וגם יזמו יותר מבעבר."
תוצאות הסקרים האחרונים בכמה מהחברות הגדולות והנחשקות ביותר בנוגע לשביעות רצון מהעבודה מצביעים על מגמה ברורה.
יותר מכסף וממעמד, מה שהעובדים באמת רוצים זה איזון בין בית לעבודה.
לך, כמנהל/ת יש את הכח והיכולת לעזור לעובדים שלך ליצור סביבת עבודה מיטיבה ומספקת שמתחשבת גם בחייהם הפרטיים של העובדים.
הנה 5 דרכים ליצירת מציאות יותר מאוזנת ובריאה בין בית לעבודה:
להגביל את השימוש בווטסאפ מחוץ לשעות העבודה
הנה דרך פשוטה לדעת האם זה ווטסאפ הכרחי מחוץ לשעות העבודה-
האם זה מספיק חשוב כדי להרים טלפון ולדבר? אם לא- כנראה שגם הווטסאפ יכול לחכות.
יש לך חשש שהמידע ישכח? אפשר לשמור אותו באפליקצית תזכורות ולפתוח ביום למחרת.
זה יכול לדרוש ממך לשנות הרגלים ולדחות סיפוקים, הרי הכי פשוט לשלוח את ההודעה ולדעת ש"סגרת פינה", אבל מצידו השני של ההודעה נמצאים עובדים שבדיוק עסוקים בחייהם הפרטיים וכל ווטסאפ כזה שואב אותם מעיסוקם הנוכחי חזרה לעבודה.
על הזמינות האינסופית של העובדים משלמים בשחיקה גבוהה יותר, לכן, אם ניתן- עדיף להימנע מיצירת קשר לא הכרחי מחוץ לשעות העבודה.
איזה כיף שעם אוטיפו אין צורך בעשרות ווטסאפים לתיאום המשמרות בעבודה, בקליק אחד העובדים מקבלים את סידור העבודה ומשבצים את עצמם בנוחות ובפשטות.
לאפשר גמישות בקביעת שעות העבודה
יש עובדים שמתפקדים מעולה בבוקר ויש כאלה שנמצאים בעירנות שיא דווקא בשעות הערב.
אם העובדים שלך עובדים בסביבת עבודה שמאפשרת גמישות- כמו עבודה במשמרות, תן להם להוביל ולשבץ את עצמם במשמרות האידיאליות עבורם.
המערכת של אוטיפו לקחה את אפשרות הזמינות לרמה אחת מעל- העובדים שלך יכולים לסמן באפליקציה עבור כל משמרת האם הם יכולים להגיע וגם האם הם מעדיפים אותה או שלא
כך שיהיה לך קל יותר להתחשב, בזמן סידור המשמרות העבודה, בצרכים וברצונות של העובדים שלך .
קביעת אירועים חברתיים בשעות העבודה
קיום של ימי גיבוש או אירועים חברתיים לעובדים זו יוזמה מבורכת שעוזרת להתרעננות והרמת המורל. רק שהרעיון מעט מתפספס כשקובעים את האירוע על חשבון זמנם החופשי של העובדים.
אם יש לך יכולת, קבע או כוון את מחלקת משאבי האנוש לארגן את ימי הגיבוש והאירועים בזמן העבודה ולא אחריה- העובדים שלך יודו לך.
תזמון מיילים
הרצון לפתוח מייל נכנס גדול וכמעט אי אפשר להתנגד לו. זה כמעט לא בשליטתנו, ככה המערכת עוצבה, לספק לנו צורך באופן מיידי. בטח כשהמייל הזה מגיע מהמנהל\ת, גם אם זה מחוץ לשעות העבודה.
במידה ולא מדובר במייל ממש דחוף, עדיף לתזמן את המיילים השוטפים לשעות העבודה ולתת לעובדים את היכולת להנות מזמן פנאי ללא הפרעות.
עבודה מהבית
בעקבות האירועים של השנים האחרונות, המגמה של עבודה מהבית התחזקה מאוד, אך הביאה איתה לא מעט אתגרים שאחד המרכזיים הוא האיזון העדין בין בית לעבודה.
כשאין גבולות ברורים והעבודה מתבצעת באותו מקום שבו העובדים מבלים גם את שעות הפנאי שלהם קל מאוד לגלוש מעבר לשעות ולפתוח את המחשב "רק לרגע", לענות לשיחה נוספת או לרצות לבצע מכירה אחרונה.
כדאי להנחות את העובדים ולהציב גבולות ברורים בעזרת הסעיפים הקודמים על מנת לעזור להם ליצור את ההפרדה הנחוצה בין שעות הפנאי לעבודה.
גם כאן, אוטיפו מתקדמת עם השינויים ומאפשרת לסמן משמרות במיקומים מחוץ למקום העבודה הקבוע.
בשם כל צוות אוטיפו אנחנו רוצים לאחל לכם שנה טובה, של צמיחה והגשמה בבית ובעבודה 🙂
ניהול זו עבודה מורכבת הדורשת גיוס אנרגיה ומשאבים רבים על בסיס יומי וגם התמודדות עם לא מעט אתגרים, לחץ ובלתמי"ם.
למרות שזו עבודה מאוד מתגמלת בהרבה מובנים, לא מן הנמנע שנרגיש שחיקה מעת לעת.
תופעות השחיקה יכולות להתבטא באיבוד עניין, אדישות, קשיי ריכוז, ירידה באנרגיה ובהתלהבות, תסכול שיכולות להתפתח לכדי ייאוש ומלכוד וכתוצאה מכך ירידה ביכולות המקצועיות.
שאנחנו נמצאים בתפקידי הניהול, ההשפעה של השחיקה היא לא רק עלינו, אלא גם על העובדים תחתינו ותפקודו של המערך הכולל ולכן יש חשיבות לטפל בתופעה.
יש הרבה מידע אודות שחיקה בעבודה, ריכזנו עבורכם את חמשת המלצות המובילות שיעזרו במניעת שחיקה בעבודה.
1. מודעות ושיתוף- מודעות לסימני השחיקה יכולה לעזור לנו בזיהוי מוקדם וטיפול בגורמים לשחיקה כבר בשלב הראשוני. בנוסף, נמצא שאפילו שיתוף התחושות עם הקרובים אליכם יכולה לסייע בהפחתת תחושת השחיקה.
2. לקיחתהפסקות יזומות- הפסקה קצרה של 10 דקות אחת לכמה שעות יכולה לעזור פלאים. 10 דקות בהם נשים את הטלפון על שקט, נבקש לא להפריע וניתן לעצמנו להטען מחדש. אפשר למתוח את הגוף, לשים מוזיקה טובה, לסגור קצת את העיניים, העיקר לתת לעצמך מעט מנוחה.
3. איזון- הצורך באיזון בין העבודה לשעות הפנאי ולחיי חברה ומשפחה הוא קריטי. השעות מחוץ לעבודה הם הזמן שלנו למלא את המצברים בבילוי עם המשפחה, עיסוק בתחביב, ספורט או כל דבר עם ערך מוסף עבורנו שיתן לנו תחושה טובה ושינוי משגרת העבודה.
4. האצלת סמכויות- תופעת השחיקה נפוצה יותר בקרב מנהלים שמרגישים ש"הכל עליהם". אם זו התחושה אצלך, וודאי ניתן למצוא נושאים שיכולים להיעשות בצורה ראויה גם על ידי העובדים. יתכן שבהתחלה זה יגרור יותר עומס, מהצורך לבצע חפיפה ולתקן טעויות, אך בטווח הארוך הרווחת עובד\ת מועצמים, שהגדלת להם את סך היכולות והאחריות וצמצמת את רמת השחיקה שלך.
5. אוטומציה- הכנסת אוטומציות עשויה להוריד המון מההתעסקות היומיומית הסיזיפית ולהוריד מהעומס. היום כבר יש מערכות מתקדמות שיודעות לשכלל נתונים ולהציג לנו פתרונות באופן שייעל את העבודה. אוטיפו, המערכת המתקדמת לניהול משמרות, חוסכת לכם את הצורך בטלפונים, רשימות, ומעקב מתמיד אחר שינויים ובקשות. הכל מתנהל בצורה דיגיטלית, נוחה ופשוטה.
אל תחכו עד שתרגישו את סימני השחיקה, בחרו בסעיף אחד שאתם יכולים להתחיל ליישם כבר היום.
אחרי שתרגישו שהוא נהפך לחלק מובנה מהשגרה שלהם, עברו לסעיף הבא וכך הלאה 🙂
הוספנו מספר פיצ'רים שמשתמשי ומשתמשות אוטיפו הגדירו כחיוניים לתפעול שעון הנוכחות שיהפכו את סידור המשמרות ליעיל ומדויק אפילו יותר.
1.הגדרת מיקום שעון הנוכחות ותצוגת המיקום בדו"ח הנוכחות.
מעכשיו ניתן להגדיר את כתובת בית העסק או החברה כמיקום העבודה, הפיצ'ר יעיל גם במקרים של עבודה מרחוק.
– הגדרת מיקום עבור שעון הנוכחות –
ובמידה והגדרת את המיקום כ"עבודה", כך הוא יופיע בדוח הנוכחות. במידה ולא הגדרת תופיע הכתובת המלאה בדוח נוכחות בעת עדכון כניסה/יציאה
– ציון מיקום בדוח נוכחות –
2. עדכון כניסה/יציאה רק מהמקום שהוגדר
ברגע שמיקום העבודה מוגדר, לא ניתן יהיה לעדכן כניסה/יציאה ממיקום אחר.
במידה ויהיה ניסיון לעדכן כניסה או יציאה ממקום שלא הוגדר באפליקציה תתקבל ההודעה: "אינך נמצא בטווח המיקום שהוגדר".
3. שירות תזכורת אוטומטית בשעון הנוכחות
הפיצ'ר הבא יחסוך הרבה כאב ראש 🙂 בהגדרת שעון הנוכחות ניתן מהיום להפעיל את שירות התזכורת האוטומטית ולבחור את תזמון התזכורת, כך שבמידה והעובד/ת לא עדכנו כניסה או יציאה בזמן תופיע להם ההתראה באפליקציה.
בספרו "איך לרכוש ידידים והשפעה" דייל קרנגי מתאר מצבים שבהם שינוי קטן בצורת ההתקשורת שלנו יכולה להוביל לדברים להתנהל בדרך שלנו באופן טבעי ונעים ועל הדרך לשפר את מערכות היחסים עם האנשים שסביבנו וכפועל יוצא- גם עם העובדים שלנו.
זהו ספר מעניין שמומלץ להוסיף לרשימת הקריאה, בחרנו לשתף אתכם ב-3 עצות זהב שאפשר להתאים לעולם ניהול העובדים.
1- העצמת הטוב והימנעות מביקורת שלילית תכופה
כשאנחנו מעבירים ביקורת על עובד.ת הם לא באמת פנויים להקשיב למה שאנחנו אומרים.
רוב האנשים ששומעים ביקורת שלילית מרגישים תחת מתקפה ולכן בזמן שאתם מדברים הם נאטמים, או חושבים תוך כדי על מענה מתאים.
מחקרים מראים שהעברת ביקורת לא מעודדת שינוי בהתנהגות השלילית. לכן, אם ניתן, עדיף להימנע מהעברת ביקורת ולתת מילה טובה או תגמול על עבודה טובה, זה ידרבן את העובדים להשקיע הרבה יותר:
"כל הכבוד שאת לוקחת משמרות "בעייתיות"
"תודה שהיית זמין להחלפת 2 משמרות החודש"
איך בכל זאת אפשר להצביע לעובדים על טעויות או בעיות בתפקוד? הפתרון בסעיף הבא.
2- התייחסות לטעויות באופן עקיף
תשומת לב לטעויות בעקיפין גורמת לאנשים להרגיש הרבה יותר נוח ומעודדת אותם לשנות את דרכיהם.
ההתייחסות העקיפה יכול להיות אפילו ברמת המילה.
לדוגמא: החליפו את המילה "אבל" ב-"ו" החיבור, שימו לב להבדל:
"אתה מתפקד מצוין בזמן משמרת, אבל אתה צריך להקפיד יותר על זמן ההגשה של סידור העבודה”
"אתה מתפקד מצוין בזמן משמרת, ואם תשפר את זמן ההגשה של סידור העבודה זה בכלל יהיה נהדר"
המילה "אבל" סותרת את הנאמר קודם. בצורה השניה, אנשים פתוחים יותר לשינויים ולעבודה על הטעויות שלהם.
דרך אגב, בכל מה שקשור לזמני הגשת המשמרות, אוטיפו עוזר לעובדים שלך ושולח התראות לפני המועד שנקבע להגשת סידור העבודה.
3- ביטוי הערכה לעובד (מעבר להערכה תקופתית)
כל אדם רוצה להיות מוערך על ידי אחרים, זה ב-DNA שלנו.
אם אתה רוצה שהעובדים יתנו מעצמם יותר, תראה את ההערכה שלך לעיתים קרובות ותגרום להם להרגיש חשובים והדרך הכי פשוטה היא להחמיא להם על התפקוד בעבודה.
אוטיפו הוא כלי מצוין שדרכו ניתן להסיק על ההתנהלות והרצינות של העובד במקום העבודה- האם מגיע בזמן למשמרות, האם עוזר בהחלפת משמרות, האם זמין כמצופה ופרמטרים חיוניים נוספים שיספקו לך בקלות מידע שאפשר לתרגם למחמאה:
"תודה שעזרת בהחלפת המשמרות החודש"
"כל הכבוד שאת מגיעה תמיד בזמן למשמרות"
לעוד תכנים מועילים על ניהול עובדים המשיכו לעקוב אחר הבלוג שלנו 🙂
ניהול משמרות זו עבודה מורכבת המצריכה יכולות ניהול צוות יחד עם ניהול תהליכי עבודה, בקרה, ייעול ושיפור מתמידים, כושר ארגון ברמה גבוהה, ביצוע בקרות וניתוח דוחות, עבודה עם תוכנות וממשקים פנים וחוץ ארגוניים, וזה ממש על קצה המזלג 🙂
מתוך ההיכרות המעמיקה בתחום ניהול המשמרות, מצאנו 3 טעויות נפוצות ואיך השימוש באוטיפו נותן להן מענה:
1- אין מעקב אחר שעות עבודה- תכנון מול ביצוע בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ. מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים. יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, וכידוע לך- אלה שעות יקרות יותר.
המערכת של אוטיפו מאפשרת לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.
איך זה נעשה? אוטיפו משווה בין השעות המתוכננות בשיבוץ לבין השעות שקרו בפועל ומפיקה דוחות שמראים את החריגות בשעות באופן מדויק. הדוח מצביע בדיוק מתי ואצל מי נעשות החריגות, כך שניתן לטפל בחריגות ולצמצמן באופן פרטני מול כל עובד או צוות. יותר מכך, כאשר המערכת מזהה חריגה בשעות העבודה, היא מתריעה על כך בזמן אמת ומאפשרת לך למנוע מראש את השעות הבלתי מתוקצבות, כך שלא תהיה חריגה מתקצוב המשמרות שהגדרת לעצמך.
2- סידור עבודה קשיח לכל עובד/ת יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון, אך לעיתים יש בלתמ"ים שהעובדים לא יכלו לצפות. במידה ולא ניתן לעשות התאמות במהירות, יכול להיווצר מצב של מחסור בעובדים במשמרת שיפגע בתפוקה הכוללת. סידור העבודה באוטיפו ניתן לעריכה ולשינויים בהתאם להחלפות ולשינויים שמוזנים למערכת. כל אחד מאנשי הצוות יכול לשלוח בקשה להחלפה או לשינוי בלו״ז. רק אחרי שהמנהל מאשר את השינוי במערכת, הוא מתעדכן ומשתקלל בסידור. גם במקרה של "פנצ׳ר" בו העובד צריך להחליף או לבטל משמרת בהתראה קצרה, הוא נכנס בקלות לאפליקציה, רואה מי מהצוות זמין במשמרת אותה הוא מעונין להחליף, ושולח הודעה ישירה לכל המחליפים הפוטנציאליים. בעזרת מודול החלפת החלפת משמרות המנהל יכול לראות ולאשר את ההחלפה. הכל מתבצע בלחיצת כפתור – במהירות ובקלות, כך שסידור עבודה נותן מענה לצרכי הארגון תוך התחשבות מירבית בעובדים. WIN WIN לכולם 🙂
3- אין מעקב אחרי דיני עבודה כל מעסיק יודע שהוא מחוייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה, אך ללא מערכת המתריעה על הפרת רגולציות ודיני עבודה, קשה לשמור על החוק ולוודא שאין הפרות שיכולות לעלות למעסיק אלפי שקלים. במערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה יש אלגוריתם שיבוץ חכם שמסייע לאכוף את תקנות העבודה והחוקים המחמירים ביותר שקיימים היום כמו למשל – שעות עבודה מרביות ביום, שעות עבודה מרביות בשבוע, מינימום שעות מנוחה רצופות בשבוע – וקובעת את תקופות הזמן בהן, על ידי החוק, העובד זכאי למנוחתו השבועית ועוד. כך שהעובד יקבל את מלוא זכויותיו ולך יהיה ראש שקט בידיעה שהעסק עומד בכל החוקים המנדטורים.
בוודאי לא מפתיע לשמוע שמרבית הסקרים מראים שהקושי הכי גדול של מנהלים הוא בניהול העובדים.
יתכן שגם אצלך המצב דומה ולכן ריכזנו עבורך 5 טיפים לניהול עובדים שתמיד עובדים:
1- תנו לעובדים שלכם להוביל
הדרך לפתח אחריות אישית אצל העובדים שלכם הוא לסמוך עליהם ועל היכולות שלהם.
גם אם זה מאוד מפתה, קחו צעד אחורה ותנו להם לעשות את העבודה, גם אם זה אומר שהיא לא תהיה מושלמת, כך לומדים ומשתפרים.
2- הציבו יעדים ריאליים
הציבו יעדים גבוהים, אך ריאליים שהעובדים יתמלאו במוטיבציה להגיע אליהם.
זכרו שהצבת יעדים גבוהים מדי עלולה לתסכל ולייאש ואף לפגוע בעבודה היומיומית של העובדים ("גם ככה לא נגיע לבונוס ברבעון הזה, אז בשביל מה להתאמץ?).
3- נהלו שיחות משוב גם בשגרה
כולנו מכירים את שיחות המשוב בסוף כל רבעון. כדי להימנע ממצבים לא נעימים, מומלץ לעשות שיחות משוב בשגרה כדי שכל העובדים ידעו בדיוק איפה הם עומדים, זה יעזור לשקף לעובדים "החלשים" על מה צריך לעבוד וידרבן את העובדים "החזקים" שרואים אותם ומעריכים את העבודה שהם עושים.
4- התחשבו בצרכי העובדים
כל מנהל צוות במשמרות מכיר את הרגע שבו עובד אומר שהוא פנוי לעבוד במשמרת מסוימת, אבל אחרי שמפורסם השיבוץ, הוא נראה מאוכזב, כי היה מעדיף שלא לעבוד באותה המשמרת.
כמנהלים, אנחנו רוצים שהעובדים שלנו יהיו מרוצים ויגיעו למשמרת עם חיוך
לכן במערכת של אוטיפו, העובדים יכולים לסמן בזמן סידור המשמרות האם הם מעוניינים לעבוד בה או שהם יכולים, אך מעדיפים שלא.
בדרך הזו, תוכלו לדעת מהי ההעדפה של כל עובד ותוכלו לקבוע את סידור המשמרות באופן שמתחשב בצרכי העובדים.
5- חפשו דרכים להתייעל
כולנו יודעים כמה קל להאחז בשגרה, גם היא לא משרתת את הצרכים שלנו.
רק מפני שדברים מבוצעים בדרך מסוימת אין זה אומר שלא תוכלו למצוא דרכים חדשות להכניס שינויים ולשפר את תהליכי העבודה.
המערכת החכמה לסידור עבודה של אוטיפו יכולה לעזור לכם להתייעל בדרך חדשה והרבה יותר נעימה.
בלי ניירות, טלפונים ומרדף אחר העובדים- -כל האינפורמציה מרוכזת במקום אחד ולכל הצוות יש גישה אליו.
רוצה להתנסות במערכת? אנו מאפשרים לכל הצוות חודש התנסות חינם!
הבלוג של Otipo 