נתחיל בכך שנאמר שאין אדם וכיוצא מזה, עובד, החסינים מפני שחיקה.

שחיקה מוגדרת כליאות פיזית ונפשית הנוצרת ממצבי תסכול מצטברים ללא פתרון. (מסלאך 1998)

שחיקה בעבודה בעת המודרנית יכולה להיווצר מעבודה בתנאי לחץ ועומס בלתי פוסק עקב אחריות גדולה, כמות מטלות גבוהה, דד-ליינים לחוצים, יעדים שאפתניים ועוד.

הביטוי לשחיקה אצל העובדים יכול להיות באופן בריאותי, כמו חולשה, עייפות, כאבי ראש תכופים הגורמים ללקיחת ימי מחלה רבים מהרגיל.

ישנם עובדים שיבחרו להתמודד עם שחיקה דרך הימנעות, שיכולה לבוא לידי ביטוי באיחורים או היעדרויות תכופות, דחיינות, והתבודדות. לדוגמא עובד שהיה חברותי מאוד וכעת ממעט ליצור אינטרקציות חברתיות.

האומנות הגדולה בתור מנהלים היא לזהות את הגורמים האפשריים, לקחת אחריות ולראות כיצד ואיך ניתן להתייחס אליהם ולהטיב עם העובדים.

אחת התלונות המרכזיות של עובדים שהתלוננו על שחיקה בעבודה הייתה עומס המטלות.

עומס מוגדר כסך המטלות ליחידת זמן; ככל שכמות המטלות עולה וכמות הזמן פוחתת- דרגת העומס גוברת.

מכאן שהורדת כמות המטלות, או הגדרת זמנים נדיבים יותר יכולה לסייע בהורדת כמות העומס ומכאן לצמצם את תופעת השחיקה.

עוד אפשרות העומדת בפני מנהלים היא ליצור גיוון בתפקידים בתוך מקום העבודה, או פרויקטים שיעזרו להרחיב את הדעת.

עזרה בתכנון נכון יותר של הזמן גם יכול לתרום להורדת רמת השחיקה.

במידה ואין אפשרות לשנות את אופי ותנאי העבודה הנוכחיים, ישנן דרכים להקל על העובדים ולהפחית את רמות הסטרס על ידי אימוץ שגרת עבודה עם זמן מוגדר ל"התרגעות", לדוגמא:

1. שיעורים יזומים של יוגה או מדיטציה.
2. הקצבת 15 דקות ביום לתרגול מיידפולנס.
3. "Power Nap"- שינה קצרה המאפשרת מילוי מצברים.

כל הדרכים הללו מאפשרות "ניתוק" זמני מהעבודה השוטפת והטענת מצברים.

בנוסף, כדאי לשמור על מקום עבודה המעודד איזון בין שגרת העבודה לחיים הפרטיים, לא לשלוח מיילים בחופשות של העובדים, חגים וסופי שבוע, או להתקשר מחוץ לשעות העבודה בנוגע לנושאים הקשורים לעבודה (-יש עלכך פוסט נפרד בבלוג, שווה לקרוא https://bit.ly/3MFJEuT).

הדבר האחרון  שנמליץ עליו הוא העלאת המודעות לסיכוני השחיקה בעבודה בקרב העובדים ולתת פתרונות לניהול רמות הסטרס והשחיקה כמו:

1. פיתוח תחביבים שלא קשורים למקום העבודה.
2. הפרדה בין שגרת העבודה לחיי המשפחה. לדוג'- לשים את הנייד על מצב טיסה מהרגע שנכנסים הביתה.
3. להרבות במפגשים עם אנשים שתורמים להעלאת מצב הרוח.

נושא השחיקה בעבודה והמחירים שהיא גובה מעובדים ומעסקים וארגונים הוא נושא נרחב מאוד.

השתדלנו להביא לכאן מספר נקודות למחשבה, לעורר את המודעות לתופעה ובעיקר לחזור ולהדגיש את החשיבות הרבה בהורדת השחיקה והסטרס במקום העבודה.

אנו שמחים לשתף אתכם ששיפרנו את העבודה עם העדפת זמינות במערכת החכמה של אוטיפו.

מהיום, מנוע השיבוץ האוטומטי מתחשב גם בהעדפות העובדים- כלומר, אם עובד סימן שהוא מעדיף שלא לעבוד במשמרת או שהוא רוצה לעבוד, מנוע השיבוץ ינסה להתאים את תוצאות השיבוץ להעדפות.

על מנת לאפשר לעובדים לסמן את העדפות הזמינות יש להיכנס להגדרות >> הגדרות כלליות >> ולסמן וי בתיבת הסימון.

בנוסף, כעת אפשר לראות את העדפת הזמינות גם כשעובד כבר משובץ למשמרת.

כך מסך העדפת הזמינות נראה לפני הפעלת השיבוץ האוטומטי:

וכך הוא נראה אחרי הפעלת השיבוץ האוטומטי:

ליד העובדים המשובצים בכל משמרת נוכל לראות איקון של נעץ בצפיה דרך מסך המחשב.

לצד כל עובד שסימן את העדפת הזמינות נוכל לראות האם סימן שרוצה לעבוד באותה המשמרת (+), האם הוא פנוי לעבוד באותה המשמרת (ללא סימון), או האם הוא לא מעוניין לעבוד באותה המשמרת (-).

כך העדפת הזמינות נראית דרך האפליקציה:

סימן הוי מעיד על שיבוץ העובד למשמרת ומתחתיו תופיע העדפת הזמניות (רוצה\ יכול\ מעדיף שלא).

מקווים שהמדריך הקצר הזה היה לכם לעזר, בכל בקשה או שאלה בקשר למערכת של אוטיפו- אל תהססו לפנות אלינו Contact@otipo.com

עם יד על הלב, כמה זמן מהניהול השוטף שלך מושקע בכיבוי שריפות ובמטלות שהעובדים שלך אמורים לעשות?

אם התשובה שלך היא "יותר מדי זמן", הפוסט הזה הוא בשבילך.

מנהלים רבים מתקשים להאציל סמכויות מתוך תחושה שאינם יכולים לסמוך ב-100% על העובדים תחתיהם. 

יש כאן גם מרכיב אנושי מאוד, לכולנו, מנהלים ועובדים כאחד, קל יותר לבצע את העבודה המוכרת לנו. 

ולכן אפשר למצוא מנהלים שנשאבים לעשות את העבודה שעשו בתפקידם הקודם לפני שהתקדמו, למרות שהיום יש תחתם עובדים שיכולים לבצע את המשימות הללו ביעילות.

מנהלים שמקדישים יותר זמן לביצוע משימות של העובדים מאשר לעבודת הניהול, מכונים מנהלים ריכוזיים.

החדשות הטובות הן, שגם אם זיהיתם את עצמכם כמנהלים ריכוזיים, יש לכך פתרון והוא- האצלת אחריות וסמכות על העובדים.

יכול להיות שיש לכל עובד תחתכם תחום אחריות מוגדר, אך האם הם גם מורשים לבצע החלטות וליישם אותן ללא אישור מכם? 

אם לכל החלטה של עובד נדרש האישור שלכם, לא מן הנמנע שלא ישאר לכם זמן לעסוק בניהול, בייחוד עם מדובר בחברות או צוותים גדולים. 

בשביל שאתם תוכלו להיות מנהלים אפקטיביים, עליכם לתת לעובדים שלכם סמכות לקבל החלטות ולהביא לביצועם ללא צורך לאשר כל פעולה איתכם.

זה לא שינוי שקורה ביום, והוא גם לא קל, אבל הוא יכול להיות שינוי לטובה עבורך וגם עבור צוות העובדים שלך.

כשעובדים מקבלים אחריות וסמכות הם מרגישים יותר משמעותיים ומחויבים למקום העבודה ורמת המוטיבציה והסיפוק ממקום העבודה עולה.  

ובגלל שאנחנו אוהבים להיות מעשיים, אנחנו רוצים שתקחו רגע, ותבחרו כבר היום 3 משימות שאתם מעבירים לסמכות העובדים שלכם.

טיפ מאיתנו– אם עד היום סידור המשמרות הידני דרש ממך הרבה זמן, זה הזמן לעבור לסידור משמרות אוטומטי עם המערכת החכמה של אוטיפו. 

כך העובדים שלכם ירגישו יותר אחריות ועצמאות ולכם יתפנה זמן לעסוק במשימות ניהוליות. 

  כך יווצר מצב win: win לכולם, בדיוק כמו שאנחנו אוהבים 🙂

כעת יש ביכולתך להגדיר קבוצה של עובדים שיהיו משובצים ביחד.

אפשר להגדיר מינימום כמות עובדים מאותה הסעה (כדי לא להוציא הסעה עם מעט עובדים), כמה הסעות ביום, באיזה ימים נדרשת הסעה ומי העובדים ששייכים לאותה קבוצה.

לצורך ההגדרה יש להיכנס ל-הגדרות>מנוע שיבוץ>קבוצות שיבוץ ולהזין את שמות העובדים כפי שמופיעים במערכת.

כמובן שאופציה זו יכולה לשמש לשיבוץ של עובדים יחד מסיבות מקצועיות, כמו עבודה על פרויקט משותף, או כל צורך אחר בעבודה.

פשוט וקל 🙂

כמנהלי משמרות, יש לכם אפשרות להגביל את כמות המשמרות שעובדים יכולים לחסום בשבוע או בחודש וזה גם ממש פשוט 🙂

לצורך הגדרת כמות החסימות, היכנסו בהגדרות לדרישות זמינות:

לחצו על "הוסף" ואז יפתח לכם המסך הבא עם פרטי חוק הזמינות:

במסך הזה תוכלו לתת שם לחוק הזמינות החדש ולנסח את ההודעה שהעובדים יקבלו באפליקציה ברגע שהם מנסים לעבור את מכסת החסימות.

הגדרת מספר החסימות המקסימליות בשבוע נעשית בחלקו התחתון של המסך ובו אתם נדרשים להזין את מספר החסימות המקסימליות עבור כל המשמרות השבועיות.

במידה והעובד.ת יחרגו מכמות החסימות, תופיע להם ההודעה הבאה באפליקציה ולא תתאפשר חסימה נוספת של משמרות (או שרק תופיע הודעה – נתון לשינוי בהגדרות)

מקווים שהמדריך הקצר הזה היה לכם לעזר, בכל בקשה או שאלה בקשר למערכת של אוטיפו- אל תהססו לפנות אלינו Contact@otipo.com

אמנם ולנטיין דיי נחשב יום לחגיגת הזוגיות הרומנטית בחיינו, אבל יש לנו עוד זוגיות משמעותית לחשוב עליה- הזוגיות שלנו עם העבודה ובתפקידי ניהול- היחסים עם העובדים שלנו.

המערכת החכמה של אוטיפו נבנתה מתוך התחשבות וכוונה להקל על העובדים ולהפוך את סידור המשמרות לפעולה קלה שחוסכת זמן והתעסקות.

הנה כמה מהדרכים שבהן אוטיפו עוזרת לך להראות אכפתיות כלפי העובדים שלך לאורך כל השנה:

1- אוטיפו עוזרת לך להתחשב ברצונות העובדים שלך בשיבוץ העבודה ומאפשרת להם לסמן את המשמרות המועדפות עליהם וגם לבקש החלפת משמרות.

2- הגשת סידור העבודה נעשה דרך אפליקציה ידידותית ונוחה לשימוש הזמינה להם בנייד בכל עת ומכל מקום. 

3- המערכת החכמה של אוטיפו עוזרת לך לשמור על זכויות העובדים ע"י אלגוריתם שיבוץ חכם ש"יודע" לאכוף מגוון חוקי עבודה כמו זמן מנוחה בין המשמרות. 

4- באוטיפו יש שירות תזכורות אוטומטי לצוות להגשת סידור וגם לפני משמרת, המשמש ככלי חיוני לניהול וארגון הזמן של העובדים.

אז אם בא לך להראות אכפתיות כלפי העובדים שלך, זה הזמן לעבור למערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה, העובדים שלך יודו לך 🙂

רוצה להתנסות יחד עם הצוות שלך במערכת? אנחנו מציעים לך חודש התנסות במתנה, שנתחיל?

https://otipo.co.il/assignation_account/wizard_overview/…

משיחות שערכנו עם ארגונים ומנהלים שהיו מעוניינים להתחיל לעבוד עם המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה, אחד מהאתגרים המרכזיים היה הצורך להזכיר שוב ושוב לעובדים להגיש סידור עבודה בזמן.

הזמן סביב תאריך הדד-ליין להגשת הסידור, תמיד נהיה לחוץ עם עשרות טלפונים והודעות לעובדים שימהרו עם ההגשה ואז בדיקת הסידור, התמודדות עם בלתמי"ם, החלפות, אישורים ומה לא…

המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה מאפשרת לעובדים שלך להגיש את סידור העבודה בקלות ובמהירות דרך האפליקציה.

דרך האפליקציה הם גם יכולים לסמן העדפות למשמרות שהם מעוניינים או לא מעוניינים להשתבץ, לבצע החלפות עם חברי צוות אחרים, וגם לקבל תזכורות להגשת סידור העבודה בזמן.

אוטיפו מאפשרת להגדיר עד איזה יום ושעה העובדים יכולים לעדכן את הזמינות שלהם.

עובדים שלא מילאו את הזמינות שלהם, יקבלו שתי תזכורות אוטומטיות (פוש מייל ו-SMS) להגיש את סידור העבודה כך שתוכלו להתחיל את חודש העבודה בצורה מסודרת ומאורגנת יותר.

מלבד המנגנון המובנה באוטיפו, הנה עוד 4 דרכים שיעזרו להניע את העובדים להגיש סידור עבודה בזמן:

1- חברו את העובדים לחזון ולמטרות של הארגון ועזרו להם לפתח אחריות אישית להגשמתו

כשאנו מרגישים חלק ממטרה גדולה ונעלה שתורמת לסביבה, נרגיש אחריות אישית לעזור להגשים את המטרה על ידי ביצוע המשימות שבאחריותנו.

ניקח לדוגמא חברה לעובדי ניקיון בבית חולים, ננסח את מטרת העבודה בשתי דרכים:

"מטרת עבודתך היא לנקות את חדרי החולים ביעילות שיהיו מחוטאים ומבריקים"

"מטרת עבודתך היא לעזור בריפוי החולים על ידי יצירת סביבה נקייה ממזהמים".

לאיזו מטרה לדעתכם העובד/ת יתחברו יורת וישקיעו את מירב המאמצים להשיג?

עכשיו תנסו לראות איך ניתן ליישם את הרעיון הזה אצלכם.

2- תקשרו בצורה ברורה את התועלת האישית של העובדים בהגשת סידור העבודה בזמן

בהקשר של ביצוע משימות, גם אם במסגרת עבודה עם שכר, כל אדם שואל את עצמו:

"What's in it for me?"

ברגע שתציפו את התועלות האישיות של הגשת סידור העבודה על העובדים- כמו האפשרות להתייחס להעדפות שיבוץ, מילוי מקום, כך יהיה להם יותר מוטיבציה להגיש את הסידור בזמן.

3- עודדו תקשורת פתוחה

הקשיבו באופן פעיל למשוב של העובדים כדי לזהות ולטפל בכל בעיה שעשויה למנוע מהם להגיש את סידורי המשמרות שלהם בזמן. היו גמישים ומבינים אם עובדים נתקלים בנסיבות בלתי צפויות המונעות מהם להגיש סידורי משמרות בזמן, אך גם עבדו איתם למציאת פתרון.

4- תגמלו עובדים

הציעו תמריץ לעובדים המגישים בעקביות את הסדרי המשמרות שלהם בזמן, כגון בונוסים כספיים או שוברים שווים.

מעתה, ניתן להגדיר להציג את הוצאות השכר של כל עובד בדוח הנוכחות.

לצורך הצגת הוצאות העובד בדוח, נכנס בתפריט העליון להגדרות ונבחר בהגדרת שעון נוכחות.

לאחר מכן נבחר בשכר ונוודא שהאופציה הראשונה "אפשר הגדרת הוצאות שכר" מסומנת ב-וי.

ניתן להגדיר את אחוז עלות המעביד (בדוגמא שבצילום – 20%), שכר שעתי כללי ועלות נסיעות כללי- למקרה שלכל העובדים עלויות זהות.

אם העלויות משתנות מעובד לעובד, ניתן להגדיר בפרופיל של העובד את השכר השעתי ועלות הנסיעות באופן הבא:

בדוח הנוכחות יוצג חישוב כולל של עלות כל עובד במשמרת, כפי שניתן לראות בדוגמא:
6×50₪ – סך שעות במשמרת × שכר שעתי
+
6×50₪×0.2 – אחוז עלות מעביד × סך שעות במשמרת×שכר שעתי
+
15₪- עלות נסיעות

300+60+15= 375₪ סיכום הוצאות עובד

את הדוח ניתן להדפיס או להעביר לקובץ אקסל.

אנחנו תמיד קשובים לצרכים ולהצעות שלכם ויודעים לבצע התאמות כדי שתוכלו להפיק את המקסימום מהמערכת.

בכל בקשה או שאלה בקשר למערכת של אוטיפו- אל תהססו לפנות אלינו Contact@otipo.com

המערכת החכמה של אוטיפו לסידור עבודה נועדה גם כדי לאפשר למנהלי ארגונים גישה נוחה ויעילה לנתונים ארגוניים.

הטאבים של סביבות העבודה והדוחות שלצידו מאפשרים הסתכלות רחבה על כל סביבות העבודה ויכולת הסקת מסקנות והתייעלות, אם ברמה הכלל ארגונית או בחינה של סביבות ספציפיות.

לצורך ההדגמה, קיבלנו אישור להציג נתוני המערכת של אחת מלקוחותינו- חברת "אניס-Anise", רשת חנויות טבע עם סניפים בפריסה ארצית.

טאב "סביבות העבודה" מאפשר לצפות בנתונים של כל הסניפים באופן מרוכז.

בסימון הצ'ק בוקס לצד כל סניף, יפתח מסך נוסף שיציג את העובדים והשיבוץ שלהם בסידור העבודה עבור הסניפים הנבחרים.

*השמות בסניף כפר סבא הירוקה שובצו לצורך המחשה בלבד.

טאב ה"דוחות" מאגד תחתיו דוחות משותפים של כלל הארגון המעניק למנהלים "מבט על" על הנתונים הארגוניים.

כאן מוצג דו"ח המאפשר לראות, עבור כל סניף, את הנתוני המשמרות עבור כל עובד בתפקידים השונים. דרך הדוח הזה ניתן לאסוף מידע, לדוגמא- זמינות העובדים, עבודה בכפולות ועוד.

הייצוא לאקסל מאפשר, לדוגמא, לפלח את המידע לפי תפקידים ולייצר השוואה בין הסניפים.

דוחות נוספים הניתנים לפיתוח לפי דרישה וצורך של כל ארגון הם דוחות בריאות כח אדם, תחלופת עובדים, שעות עבודה ומשאבי אנוש- כללי.

ניקח לדוגמא את דו"ח שעות העבודה, התבוננות בין הסידור המתוכנן/בפועל מאפשר לראות, למשל, חריגה מכמות השעות בסניף וחישוב שעות נוספות שעולות כסף רב לארגון.

בזכות הדוח הזה ניתן לראות האם מדובר בעניין מקומי או משותף למספר סניפים ודרך כך להסיק האם יש צורך בטיפול נקודתי או שיש להכיל שינויים ברמה הארגונית.

למערכת החכמה של אוטיפו יש פוטנציאל אדיר של איסוף נתונים ארגוניים והפקת מדדים, אותם מדדים יכולים לתרום להבנת "הלך הרוח" בארגון.

המסך האחרון מראה לוח מדדים שנבנה עבור ארגון שרצה לבחון ולהשוות את ההתנהלות בכל סניף. המדדים שנבחרו נועדו לבחון את מידת המחויבות של כל סניף ומידת הלכידות בין אנשי הצוות, מדד שיכול להיות בקורלציה עם שיעורי עזיבה במידה והצוות לא מגובש.

היה לנו חשוב להוציא את הפוסט הזה שפונה למנהלי ארגונים כדי להמחיש את יכולות איגוד המידע בדוחות ואת הפוטנציאל של עיבוד המידע למדדים בעלי ערך רב עבור ארגונים, אותו אנו יכולים לייצר על פי צורכי הארגון שלכם.

המערכת החכמה של אוטיפו נוצרה בשבילכם ועבורכם, השתמשו בה ואל תהססו להיעזר בנו בעת הצורך- Contact@otipo.com

אנחנו שמחים לעדכן אותכם על שני עדכונים חדשים שהוכנסו למערכת של אוטיפו.

1- עדכון החלפת משמרות- מעכשיו גם ריכוז הבקשות במערכת של אוטיפו

הוספנו עמוד 'החלפות' למערכת בממשק המנהלים והעובדים כדי שיהיה נח ונגיש לעקוב אחר סטטוס בקשות ההחלפה ולאשר (-עובדים ומנהלים) לפי הצורך.

העמוד הזה מתווסף לקבלת הבקשות ואישורן דרך המייל.

כך זה נראה בממשק מנהל:

בקשה להחלפת משמרות מתוך ממשק עובד:

ממשק עובד- עובד שקיבל ונענה לבקשת ההחלפה

מעבר לריכוז ומעקב מסודר אחרי הבקשות, מנהלים יכולים ליהנות גם מכלי ניהולי נוסף שנותן את היכולת לעקוב ולרכז את כל המידע אודות החלפת המשמרות במקום אחד.

מעתה המנהלים יוכלו לראות מי מהעובדים "מוסרים משמרות" ומבקשים החלפות לעיתים קרובות, ומי העובדים שמגלים גמישות וזמינים להחלפות.

2. מעקב אחר ביטולי משמרות פתאומיים

עובד לא הגיע למשמרת ברגע האחרון והייתם רוצים שיהיה מעקב אחר אותם עובדים?

הוספנו אפשרות להסיר עובד ממשמרת ולתעד את הסרת השיבוץ עם הערה בדוח 'שעות מפורט'.

במשמרת לא יראו שאותו עובד שובץ בה, אבל בדוח הוא כן יופיע יחד עם תיעוד "0" שעות והערה מדוע לא הגיע למשמרת.

התוספת החדשה מאפשרת יכולות מעקב וניתוח חדים ומעמיקים יותר אחר ניהול העובדים והמשמרות.

ולכל מי שעדיין לא שם לב- עמוד 'ימי חופש' עבר מיקום וכעת תמצאו אותו בסמוך לעמוד 'החלפות'

העדכונים האחרונים נעשו בעקבות בקשות שהגיעו מהשטח, זאת אומרת מכם 🙂

אנחנו תמיד קשובים לצרכים ולהצעות שלכם ויודעים לבצע התאמות כדי שתוכלו להפיק את המקסימום מהמערכת.

בכל בקשה או שאלה בקשר למערכת של אוטיפו- אל תהססו לפנות אלינו Contact@otipo.com