למה לבחור ב- Otipo ?

במאמר הבא ריכזנו עבורכם את היתרונות העיקריים של השימוש במערכת Otipo לצורך סידור עבודה במשמרות. בהמשך תמצאו גם צילומי מסך מהמערכת שמדגימים איך זה באמת עובד.

בחברות ועסקים מסוגים שונים מתנהלת עבודה במשמרות. מסעדות, רשתות גדולות, חברות אבטחה, בתי חולים וקופות חולים הם דוגמאות לכך.
ככל שכמות העובדים והאילוצים גדלה, המשימה הופכת למאתגרת ומורכבת יותר ועלולה להיות אפילו מתסכלת. לרדוף אחרי עובדים שלא הגישו את הזמינות שלהם בזמן, לצוות עובדים חזקים וחלשים ביחד, לתגבר משמרות אינטנסיביות, לתקן החלפות ושינויים, כל אלה ועוד דורשים הרבה אנרגיה ומאמץ מצד מסדר המשמרות. וגם אז, לא בטוח שיושג הסידור השבועי האולטימטיבי.
תכנון משמרות מחייב לקחת בחשבון אילוצים ומגבלות ממקורות שונים, לשקלל אותם ביחד ולהביא לסידור עבודה שבועי אולטימטיבי שישביע את רצון העובדים, דרישות הארגון וחוקי עבודה ורווחה.
לשם כך פיתחנו את Otipo!

Otipo היא מערכת הכוללת אתר אינטרנט ואפליקציה תומכת המאפשרת לסדר ולנהל סידור עבודה במשמרות ביעילות ובקלות, לכל מספר עובדים שיידרש.
הפעילות במערכת Otipo  נחלקת לשלושה חלקים עיקריים:
* הקמת המערכת – הכנסה חד פעמית וראשונית של דרישות הארגון וחוקי המשמרות
* פעילות שוטפת – איסוף אוטומטי של זמינות העובדים, שיבוץ  של המשמרות
* פרסום השיבוץ – פרסום והפצת השיבוץ לצוות, עדכונים ושינויים בסידור ומעקב אחרי
שעות העבודה של העובדים
* הפקת דוחות אחת לחודש בד״כ בצמוד להפקת משכורות

הקמת המערכת

בחלק זה מנהל המערכת מזין לה באופן ראשוני וחד פעמי את מבנה המשמרות, מספר השעות במשמרת, סוגי אנשי הצוות שצריכים להיות בכל משמרת, מספר מינימלי או מקסימלי של משמרות לכל עובד, וכל מיני מגבלות חוקיות, כמו למשל: איסור לעבוד יותר משלושה סופי שבוע רצופים, איסור על יותר משתי משמרות לילה בשבוע וכדומה. ניתן להיכנס למערכת מכל מקום ובכל זמן ולעשות שינויים בדרישות ובמגבלות באופן פשוט למדי בכל שלב.
כמו בכל הטמעת מערכת חדשה, ישנם חבלי לידה בשבועות הראשונים עד שלומדים את כל האפשרויות שהמערכת מציעה. במקרה זה הלמידה היא הדדית, שכן המערכת החכמה של Otipo צריכה ללמוד גם אתכם…

איסוף דרישות העובדים ושיבוץ המשמרות

מדי שבוע (או שבועיים או חודש), אנשי הצוות מזינים את הזמינות והבקשות שלהם לסידור התקופתי דרך האפליקציה בנייד בכל זמן שירצו עד למועד הסופי להגשת. למי שלא שולח משמרות בזמן, המערכת שולחת הודעות ותזכורות כמובן.
צוות הפיתוח שלנו יצר אלגוריתם חכם ל- Otipo אשר משקלל את כל הנתונים והדרישות שמוזנים אליו ויוצר סידור עבודה אולטימטיבי. 70%-90% מעבודת השיבוץ נעשית על ידי האלגוריתם שמשקלל את הנתונים שהוכנסו למערכת. השאר נתון בידי המנהל. הסידור הזה הינו גמיש וניתן לשינוי ולעריכה בכל זמן ומאפשר לראות בזמן אמת איך משפיעים השינויים על כל הסידור. יתרה מכך, כאשר מתבצעים שינויים אשר ״מפרים״ את החוקים שהוכנסו למערכת מראש בעת ההקמה, היא מתריעה על כך.

פרסום השיבוץ, עדכונים ושינויים

פרסום השיבוץ
כאשר הסידור מוכן ובאישור מנהל המערכת, הוא מפורסם ונשלח באופן אוטומטי, באיזו דרך שתבחרו, באתר, באפליקציה או במייל, לכל אחד מאנשי הצוות. ניתן להדפיס את הטבלה מבלי ליצא לאקסל או לכל תוכנה אחרת. כל אחד מאנשי הצוות יכול לייצא את המשמרות מהסידור ליומן Google  או Outlook אותו הוא מנהל.

ניהול החלפות ושינויים

סידור העבודה ניתן לעריכה ולשינויים בהתאם להחלפות ולשינויים שמוזנים למערכת. כל אחד מאנשי הצוות יכול לשלוח בקשה להחלפה או לשינוי בלו״ז. רק אחרי שהמנהל מאשר את השינוי במערכת, הוא מתעדכן ומשתקלל בסידור. גם במקרה של פנצ׳ר בו עובד צריך להחליף או לבטל משמרת בהתראה קצרה, הוא נכנס בקלות לאפליקציה, רואה מי מהצוות זמין במשמרת אותה הוא מעונין להחליף, ושולח הודעה ישירה לכל המחליפים הפוטנציאליים. הכל מתבצע בלחיצת כפתור  – במהירות ובקלות. בעזרת כפתור ״שתף שינויים״ המנהל יכול בקלות

מעקב אחר המשמרות בפועל לעומת הסידור הראשוני שתוכנן
Otipo  מאפשר למנהלים לעקוב אחר השעות שבוצעו בפועל לעומת הסידור במערכת באמצעות שעון נוכחות. למערכת שעון נוכחות  built-inאך מתאפשרת גם אינטגרציה עם שעוני נוכחות חיצוניים. דוח תכנון מול ביצוע מסייע בהכנת משכורות או במתן תמונת מצב לגבי אי-התאמה או חריגה בשעות.

הפקת דוחות מערכת

באמצעות Otipo ניתן להפיק דוחות שונים כמו למשל סיכום ממשמרות לעובד, דוח זמינות במהלך תקופה, אינדיקציה לגבי זמינויות, החלפות, מספר שעות ועוד ועוד. Otipo מאפשר לך להכיר את העובדים טוב יותר: מי העובדים הזמינים יותר, המחליפים יותר, שלוקחים על עצמם משמרות מורכבות ופחות אהודות, ומי פחות…

מאחורי Otipo עומד צוות אנשי פיתוח ושיווק שמעניקים תמיכה שוטפת ללקוחות, מתחזקים את המערכת ועושים בה התאמות בהתאם לדרישות בשטח. אנו קשובים ללקוחות שלנו ומתעדכנים תדיר בדרישות שלהם כדי להתאים את המערכת לצרכיהם עד כמה שניתן.

סקרנו בקצרה עבורכם את מערכת Otipo  והמאפיינים העיקריים שלה ואת שלבי העבודה בה. אם סידור העבודה אצלכם בארגון גובה מכם זמן רב ואנרגיות ואם אתם מעוניינים להימנע מטעויות ובעיות כוח אדם במשמרות, Otipo היא ללא ספק המענה שאתם זקוקים לו.

Otipo – אנשים. משמרות. ביחד

תהיתם איך זה נראה בפועל?
להלן הצצה קטנה לכמה מהאפשרויות של Otipo באתר ובאפליקציה:

עריכת משמרות באתר:

הוספת משמרת חדשה:

עדכון זמינות באפליקציה על ידי איש צוות:

יומן שיבוץ באתר:

הרצה אוטומטית של השיבוץ במערכת:

התראה על חריגה מחוקי השיבוץ כפי שהוגדרו מלכתחילה:

פרסום השיבוץ:

בקשה להחלפה באפליקציה ע״י איש צוות:

דוח שעות בפועל לעומת שעות מתוכננות בסידור:

דוח סיכום משמרות: