שעות עבודה – תכנון אל מול ביצוע

שכר דירה, ארנונה, שיווק ופרסום, מלאי, חשבון טלפון, חשמל, אגרת שילוט – אלה הם רק חלק מסעיפי ההוצאה השוטפת של העסק. אולם, ה-הוצאה של מרבית העסקים היא העובדים. מדובר בהוצאה קבועה וכבדה, שלא מוסר תשלומים גרוע, לא עסקאות שבוטלו בפתאומיות ולא שורת רווח שעברה להפסד – ימנעו אותה. עד ה-9 בחודש (על-פי חוק) מחויב בעל העסק לשלם משכורות לעובדיו, ולא – יואשם בהלנה.

במסעדות וברשתות קמעוניות בהן עובדים לרוב במשמרות, עלות כוח האדם גבוהה במיוחד, בגלל הנושא של שעות נוספות בלתי צפויות. בסוף החודש, לקראת הכנת המשכורות, כאשר סוכמים את כלל השעות, מגלים לעיתים חריגה מהשעות המתוכננות בלוח השיבוץ. למעשה, השעות שבוצעו על ידי העובדים בפועל גבוהות מתקציב השעות המתוכנן בעסק. מדובר בעלויות גבוהות ביותר לעסק, במיוחד אם יש בו עשרות ומאות עובדים. יתרה מכך, אם עושים שעות נוספות מעבר לקבוע בחוק, המעסיק צריך לשלם תוספת על השעות החורגות מהמשמרת, והן שעות יקרות יותר.

ישנן לא מעט דרכים להפחית בהוצאת כוח האדם – הנחשבת להוצאה הגדולה ביותר בעיקר בעסקים נותני שירות ובעסקים יצרניים – מבלי לפטר עובדים ומבלי לפגוע בתפקוד העסק.

המערכת של Otipo  מאפשרת לעסק לחסוך כסף רב באמצעות מנגנון בקרת שעות.

זמן הוא כסף

ל- Otipo יש שעון נוכחות בסיסי מובנה באפליקציה בנייד שדרכו מכניס כל עובד שעת כניסה למשמרת ויציאה ממנה. בנוסף, Otipo עושה אינטגרציה (התממשקות) עם שעוני נוכחות חיצוניים ומורכבים שכבר קיימים בעסק, ומעבירה למערכת החכמה שלה תמונה מדויקת ביותר על שעות העבודה של הצוות בפועל.  Otipo משווה בין השעות המתוכננות בשיבוץ לבין השעות שקרו בפועל ומפיקה דוחות שמראים את החריגות בשעות באופן מדויק. הדוח מצביע בדיוק מתי ואצל מי נעשות החריגות, והמנהל יכול לטפל בחריגות ולצמצמן באופן פרטני מול כל עובד או צוות.

ויותר מכך, כאשר המערכת מזהה חריגה בשעות העבודה, היא מתריעה על כך בזמן אמת ומאפשרת למנהל למנוע מראש את השעות הבלתי מתוקצבות.

לקוחות רבים של Otipo עושים שימוש קבוע בדוחות ההשוואה הללו ומקצצים באופן קבוע בשעות נוספות שאינן מתוכננות. המערכת מאפשרת השוואת תכנון אל מול ביצוע, הצבת מטרות, בקרה ושליטה. כך, שאם כל התהליך מתנהל בצורה נכונה ותקינה, ההוצאה על כוח האדם הינה מבוקרת ונשלטת בצורה אופטימלית. בסופו של דבר, הדוח של השוואת שעות בפועל לעומת שעות מתוכננות מסייע לעסק לחסוך המון כסף, מעידים רבים מהלקוחות של Otipo.

דרך אגב, מעבר לחסכון הרב בעלויות העסק, הניסיון מלמד, שעובד בלי אופציה לשעות נוספות מייעל את עבודתו במהלך המשמרת. חומר למחשבה…